Àmbit /
Noves tecnologies
Noves tecnologies
Millora de la gestió
Guardar 
Compartir
Aplicatiu de gestió de transport escolar
Gestió automàtica i centralitzada de sol·licituds
Gestió automàtica i centralitzada de sol·licituds
L'aplicatiu de gestió del transport escolar neix amb l'objectiu d'automatitzar la tramitació de les sol·licituds i centralitzar les dades necessàries per al bon funcionament del servei. Aquest aplicatiu web de codi obert i accessible, desenvolupat pel consell Comarcal del Baix Llobregat el 2020, permet la localització dels alumnes en temps real i el control d'assistència, a més de controlar el grau d'ocupació, centralitzant les dades sobre quins alumnes han de pujar i baixar a determinades aturades i quins dies ho han de fer, informació sempre actualitzada que poden consultar els diferents agents que intervenen en el procés: centres educatius, conductors, el consell i els mateixos pares i mares.
Els pares dels alumnes poden sol·licitar el servei a través de la web de forma senzilla, i aquesta sol·licitud es tramita i comunica de forma automàtica a les empreses de transport que gestionen el servei, sense haver de passar per ningú, el que evita errors en les dades.
Els acompanyants de cada ruta escolar, mitjançant un dispositiu mòbil, registren l'entrada dels alumnes als autocars amb un clic, repetint l'operació a la recollida de la tarda o migdia, registrant també l'hora d'arribada al centre i l'hora de sortida.
Aquest projecte, no només ha facilitat el tràmit per sol·licitar aquest servei, sinó que ha evitat que s'hagin de gestionar més de 18.000 sol·licituds a mà, automatitzant el procés i agilitzant-lo, amb l'estalvi de temps i paper que això suposa. Per altra banda ha permès una major eficiència en la resolució d'incidències, la planificació de rutes i la disponibilitat de busos. Finalment, aquest servei, s'ha integrat en el, ja existent, aplicatiu d'ajuts individuals de menjador escolar "PIGAIM".
Els pares dels alumnes poden sol·licitar el servei a través de la web de forma senzilla, i aquesta sol·licitud es tramita i comunica de forma automàtica a les empreses de transport que gestionen el servei, sense haver de passar per ningú, el que evita errors en les dades.
Els acompanyants de cada ruta escolar, mitjançant un dispositiu mòbil, registren l'entrada dels alumnes als autocars amb un clic, repetint l'operació a la recollida de la tarda o migdia, registrant també l'hora d'arribada al centre i l'hora de sortida.
Aquest projecte, no només ha facilitat el tràmit per sol·licitar aquest servei, sinó que ha evitat que s'hagin de gestionar més de 18.000 sol·licituds a mà, automatitzant el procés i agilitzant-lo, amb l'estalvi de temps i paper que això suposa. Per altra banda ha permès una major eficiència en la resolució d'incidències, la planificació de rutes i la disponibilitat de busos. Finalment, aquest servei, s'ha integrat en el, ja existent, aplicatiu d'ajuts individuals de menjador escolar "PIGAIM".
Àmbit:
Noves tecnologies
Subàmbit:
Millora de la gestió
Data d'inici:
01/09/2020
Data de finalització:
Indefinida
Consells Comarcals:
Consell Comarcal del Baix Llobregat
Nombre d'habitants:
825963
Nombre de visites:
1113
Valoració:
Bona pràctica
Més informació
Persona de contacte:
Enric Giner Rodríguez
Càrrec:
Gerent
Ens:
Consell Comarcal del Baix Llobregat
Lloc web:
Adreça electrònica:
gerencia@elbaixllobregat.cat
Telèfon / Fax:
936852400
Adreça:
Parc Torreblanca. N-340 PK-1249
Descripció de la pràctica
Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa
Durant la pandèmia van sorgir algunes necessitats relacionades amb la gestió del transport escolar, com trobar la forma de realitzar tots els tràmits de forma telemàtica o portar un control de l'aforament als busos. Per altra banda, hi havia una sèrie de problemes que s'arrossegaven d'anys enrere amb relació a la gestió del mateix servei, tant pel que fa al volum de dades de les sol·licituds, com pel que fa a l'exactitud de les mateixes i a la possibilitat de consultar-les en temps real.
Per una part, s'havien de tramitar unes 18.000 sol·licituds en un termini de 3 setmanes, les quals es recollien en paper i es passaven individualment al registre informàtic, el que suposava un volum de feina desmesurat. Per altra part, s'han de tenir en compte molts detalls com on puja i on baixa cada nen, quins dies ho ha de fer, el cost del trajecte, si van acompanyats o no, etc., la gestió manual dels quals introduïa possibles errors.
És per aquest motiu que s'impulsa un aplicatiu per gestionar tant les sol·licituds del transport escolar per part dels estudiants com la seva gestió de forma automatitzada, telemàtica i centralitzada entre el consell, les famílies, els centres i els transportistes..
Per una part, s'havien de tramitar unes 18.000 sol·licituds en un termini de 3 setmanes, les quals es recollien en paper i es passaven individualment al registre informàtic, el que suposava un volum de feina desmesurat. Per altra part, s'han de tenir en compte molts detalls com on puja i on baixa cada nen, quins dies ho ha de fer, el cost del trajecte, si van acompanyats o no, etc., la gestió manual dels quals introduïa possibles errors.
És per aquest motiu que s'impulsa un aplicatiu per gestionar tant les sol·licituds del transport escolar per part dels estudiants com la seva gestió de forma automatitzada, telemàtica i centralitzada entre el consell, les famílies, els centres i els transportistes..
Objectius de la pràctica
General:
- Facilitar la gestió i prestació del servei de transport escolar.
Específic:
- Automatitzar el procés minimitzant errors de mecanització.
- Facilitar la localització dels alumnes de transport escolar en temps real
- Facilitar l’explotació de dades
- Resoldre incidències
- Optimitzar la planificació de rutes
- Gestionar el grau d’ocupació dels vehicles
- Facilitar la localització dels alumnes de transport escolar en temps real
- Facilitar l’explotació de dades
- Resoldre incidències
- Optimitzar la planificació de rutes
- Gestionar el grau d’ocupació dels vehicles
Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)
Població: Estudiants de primària i secundaria, usuaris del transport escolar.
Territori: Comarca del Baix Llobregat.
Territori: Comarca del Baix Llobregat.
Vinculació amb altres programes o actuacions
La pràctica està vinculada a l’aplicatiu de gestió del servei d’ajuts individuals de menjador “PIGAIM”. La mateixa sol·licitud i gestió que es fa per a les beques de menjador es pot realitzar pel transport, tot integrat en un únic aplicatiu de gestió.
Implementació
Fases i principals línies d'actuació
L’aplicatiu es va iniciar a finals de 2020 durant la pandèmia. Quan la necessitat de realitzar tràmits només per via telemàtica i portar un control d’aforament es va fer imprescindible.
El primer pas va ser aconseguir tramitar aquestes sol·licituds de manera totalment telemàtica inserint-les dins d’un aplicatiu de gestió, centralitzant transportistes, centres i el mateix Consell Comarcal.
Per això, es va fer un recull de les empreses transportistes, es van definir les rutes i les seves parades i es van relacionar amb els alumnes dels centres. Indicant parada, dia i hora, acompanyant, número de seient, etc.
A partir d’aquí, s’ha anat millorant el servei afegint eines com el control d’assistència, el qual permet fer un recompte i saber quants i quins dies l’alumne ha utilitzat el servei. La creació d’un registre auxiliar i un canal telemàtic propi per a realitzar els recursos de reposició i comunicar incidències.
El funcionament de l'aplicatiu és el següent, L'usuari realitza a través del web la sol·licitud amb la ruta que vol fer i la data. Automàticament, li arriba un correu per a la revisió de la sol·licitud i la seva signatura digital basada en evidències. Un cop signada la sol·licitud, el sistema la comunica a l’empresa transportista.
Els acompanyants de cada ruta escolar, mitjançant un dispositiu mòbil, registren l'entrada dels alumnes als autocars, repetint l'operació a la recollida de la tarda o migdia, registrant també l'hora d'arribada al centre i l'hora de sortida. Aquesta informació se centralitza automàticament en els servidors del Consell Comarcal del Baix Llobregat per a la seva consulta en temps real, tant per part dels centres com de les famílies.
El primer pas va ser aconseguir tramitar aquestes sol·licituds de manera totalment telemàtica inserint-les dins d’un aplicatiu de gestió, centralitzant transportistes, centres i el mateix Consell Comarcal.
Per això, es va fer un recull de les empreses transportistes, es van definir les rutes i les seves parades i es van relacionar amb els alumnes dels centres. Indicant parada, dia i hora, acompanyant, número de seient, etc.
A partir d’aquí, s’ha anat millorant el servei afegint eines com el control d’assistència, el qual permet fer un recompte i saber quants i quins dies l’alumne ha utilitzat el servei. La creació d’un registre auxiliar i un canal telemàtic propi per a realitzar els recursos de reposició i comunicar incidències.
El funcionament de l'aplicatiu és el següent, L'usuari realitza a través del web la sol·licitud amb la ruta que vol fer i la data. Automàticament, li arriba un correu per a la revisió de la sol·licitud i la seva signatura digital basada en evidències. Un cop signada la sol·licitud, el sistema la comunica a l’empresa transportista.
Els acompanyants de cada ruta escolar, mitjançant un dispositiu mòbil, registren l'entrada dels alumnes als autocars, repetint l'operació a la recollida de la tarda o migdia, registrant també l'hora d'arribada al centre i l'hora de sortida. Aquesta informació se centralitza automàticament en els servidors del Consell Comarcal del Baix Llobregat per a la seva consulta en temps real, tant per part dels centres com de les famílies.
Actors que hi han intervingut
| Nom | Tipus | Fase en la qual intervé | Tipus d'intervenció | |||
Consell Comarcal del Baix Llobregat |
Administració local |
Totes |
Totes |
|||
Validated ID |
Empresa |
Implementació |
Col·laborador |
|||
| Descripció de l'actuació en la práctica::
S'encarrega de certificar les sol·licituds telemàtiques. |
||||||
Recursos econòmics
Total euros per període
4000 €
Característiques generals del finançament (períodes, tipus...):
El finançament prové únicament del consell comarcal i de les compensacions que en fan la resta de consells al conveniar l’aplicatiu.
Llista de recursos econòmics:
| Nom de l'ens | Modalitat de l'aportació | Període de finançament | Quantitat | Observacions | ||||||
| Des de | Fins a | |||||||||
| Consell Comarcal del Baix Llobregat | Fons propis | 01/09/2022 | 01/09/2023 | 4000€ | ||||||
Recursos humans
L’equip de desenvolupament el formen dos tècnics informàtics del propi Consell Comarcal amb l’ajuda i col·laboració de l’àrea d’Ensenyament per a establir els criteris, funcionalitats, etc.
Altres recursos
Certificació VidSigner de ValidatedID.
Normes i mecanismes de participació implementats
Resultats
Descripció dels productes assolits
Per una part, la producció d'informació en temps real sobre la localització i destinació de cada alumne, l'assistència d'aquests i el grau d'ocupació dels vehicles, en temps real i forma centralitzada entre el consell, els centres i els conductors, útil pel control i la resolució d'incidències que puguin sorgir.
Per altra banda, la tramitació de les, aproximadament, 18.000 sol·licituds anuals de transport escolar, gestionades d'automàtica i sense errors en les dades introduïdes, contant, únicament, les de la Comarca del Baix Llobregat, a les quals se li han de sumar les gestionades pels altres 3 consells comercials que han congeniat l'aplicatiu.
Per altra banda, la tramitació de les, aproximadament, 18.000 sol·licituds anuals de transport escolar, gestionades d'automàtica i sense errors en les dades introduïdes, contant, únicament, les de la Comarca del Baix Llobregat, a les quals se li han de sumar les gestionades pels altres 3 consells comercials que han congeniat l'aplicatiu.
Documentació produïda (informes, memòries, projectes, material de difusió...)
| Nom | Tipus | Data | Disponibilitat | Documentació adjunta | ||||
| Tres convenis de col·laboració amb altres Consells Comarcals que han fet servir aquesta eina | Conveni | Indefinida | Consultar ens | |||||
Difusió de la pràctica
La difusió la fan els centres educatius i el departament d'educació, ja que quan algú vol sol·licitar aquest servei ja se l'informa que s'ha de gestionar a través de l'aplicatiu.
Reconeixements i presentacions
S'han realitzat convenis de col·laboració amb tres Consells Comarcals perquè puguin fer servir l'aplicatiu en qüestió durant el curs escolar 2022-23.
Impacte
L’obtenció d’informació a temps real ha permès la millor actuació dels Serveis d’emergències en cas d’haver-hi una incidència, per una part, i la millor planificació i gestió dels Serveis, tant pel que fa a les rutes com a disponibilitat i distribució dels vehicles, aforament i control d’assistència.
A més, ha permès gestionar la llista d'espera dels alumnes en les diferents rutes escolars de manera operativa.
A més, ha permès gestionar la llista d'espera dels alumnes en les diferents rutes escolars de manera operativa.
Avaluació
Principals conclusions
Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials
L'aplicatiu en qüestió ha transformat la forma en què es gestiona aquest servei, tant pel que fa a les sol·licituds, les quals estan totalment automatitzades, agilitzant la tramitació i reduint-ne els errors, a més de quedar registrades al moment i no haver d'esperar que s'introdueixin les dades a mà en el sistema informàtic, com pel que respecte a funcionament diari del transport, la informació del qual està centralitzada i es pot consultar telemàticament a temps real.
Tot això comporta un estalvi de temps i personal, el qual es pot dedicar a altres tasques i tot un seguit de facilitats per les famílies que volen accedir a aquest servei.
Tot això comporta un estalvi de temps i personal, el qual es pot dedicar a altres tasques i tot un seguit de facilitats per les famílies que volen accedir a aquest servei.
Punts forts de la pràctica
Per una part el servei està desenvolupat amb programari lliure i és accessible des de qualsevol dispositiu. Per altra banda, es poden fer totes les gestions de forma remota i firmar digitalment sense la necessitat de tenir un certificat electrònic, ja que es disposa dels serveis d'una empresa de verificació, el que facilita la gestió i disminueix l'escletxa digital, facilitant l'accés de la ciutadania a l'administració electrònica.
A més, s'ha integrat amb l'aplicatiu ja existent al municipi de gestió d'ajuts individuals de menjador PIGAIM de manera que es poden fer ambdues sol·licituds des d'un únic aplicatiu.
Finalment, aquest aplicatiu estalvia temps i paper, evita desplaçaments i la mecanització manual de dades.
A més, s'ha integrat amb l'aplicatiu ja existent al municipi de gestió d'ajuts individuals de menjador PIGAIM de manera que es poden fer ambdues sol·licituds des d'un únic aplicatiu.
Finalment, aquest aplicatiu estalvia temps i paper, evita desplaçaments i la mecanització manual de dades.
Punts dèbils de la pràctica
El consell del Baix Llobregat s'encarrega d'adaptar l'aplicatiu al context i interessos de la comarca a la qual es formalitza el conveni, ja que no hi ha una base normativa sobre el finançament o la gestió d'aquest servei, el que suposa un obstacle a l'hora de poder treballar i avançar en el desenvolupament del propi aplicatiu i el seu impacte a la comarca del Baix Llobregat.
Propostes de millora de la pràctica
Algunes propostes de millora són incloure la possibilitat d’efectuar els pagaments en línia, afegir la geolocalització de busos en temps real, i per tant també dels nens, i finalment el desenvolupament d'una aplicació de mòbil, per així, no haver d'accedir a la web necessàriament, fent, també, que les notificacions siguin més directes.
Possibilitats de realitzar la pràctica a altres àmbits o entitats
L'experiència es pot replicar en altres àmbits, ja que només cal connectar les sol·licituds en línia amb l'API de ValidatedID per a la signatura remota de documents i realitzar l'explotació i gestió de les dades d'aquestes sol·licituds en un sistema centralitzat
Proposa una bona pràctica
Animem els ajuntaments de més de 5.000 habitants de Catalunya a proposar una bona pràctica.