A l’Ajuntament de Gavà, una part significativa de la plantilla es troba a les portes de la jubilació, fet que planteja un repte estratègic per garantir el relleu generacional i la continuïtat del servei públic. Aquest escenari implica el risc de perdre un volum rellevant de coneixement acumulat al llarg d’anys d’experiència professional, sovint de caràcter pràctic i difícil de sistematitzar, però essencial per al funcionament quotidià de l’organització. Fins al moment, aquests processos s’havien abordat principalment des d’una perspectiva administrativa, sense mecanismes específics per preservar aquest coneixement ni per acompanyar les persones en aquesta etapa de transició.
Davant d’aquest context, l’Ajuntament impulsa una anàlisi estratègica mitjançant un estudi DAFO que permet identificar els principals factors interns i externs. Entre les debilitats, es detecta una manca de sentiment de pertinença, especialment en el personal amb més trajectòria, així com la pèrdua de talent i coneixement associada a les jubilacions. En canvi, com a fortaleses, destaca la capacitat de l’equip de Recursos Humans per liderar processos de canvi i la disponibilitat de suport en comunicació interna per impulsar iniciatives innovadores.
Pel que fa a l’entorn, s’identifica com a amenaça l’elevada mitjana d’edat del personal de l’administració pública, que anticipa un volum important de jubilacions en els propers anys. Entre les oportunitats es detecta l'ús de noves eines comunicatives que permeten arribar de manera més efectiva al públic intern, més enllà dels canals tradicionals.
Aquesta pràctica busca reconèixer la trajectòria professional del personal que es jubila, mitjançant accions d’acompanyament psicològic i dinàmiques de retorn col·lectiu, i de l’altra, la captació i transferència del coneixement adquirit a través de diferents eines comunicatives. D’aquesta manera, es facilita un relleu generacional més eficient i es garanteix la continuïtat dels equips i dels serveis.

Població:
Principals
El personal de l’Ajuntament de Gavà que es jubili en els propers 5 anys

Secundaris
Resta de personal que no està proper a la jubilació però vol retre un homenatge als que sí que ho fan
Persones que assumeixen el rol d’aquest treballador/a que marxa (Beneficiaris del Coneixement)
Corporació municipal, per donar suport


Territori:
Terme municipal de Gavà.

El desplegament del projecte comença amb una primera fase centrada en el disseny i la conceptualització de la identitat visual del projecte com a element clau per generar adhesió i dotar-lo de coherència.
Es va crear un logotip propi que evoca la idea de l’empremta que cada treballador o treballadora deixa a l’organització al llarg de la seva trajectòria, integrant alhora elements gràfics vinculats a la identitat corporativa de l’Ajuntament de Gavà.
Aquesta identitat visual es va concebre com un fil conductor de totes les accions posteriors.


Un cop definida aquesta base, es va iniciar una fase de difusió i sensibilització interna. L’equip de Recursos Humans va liderar la gravació d’un vídeo explicatiu adreçat al personal que es jubilarà en els propers anys, amb l’objectiu de presentar la iniciativa de manera clara i propera, explicant-ne els beneficis i el funcionament. A més, es van organitzar reunions informatives amb el personal proper a la jubilació i amb els equips directius, per tal de resoldre dubtes, generar confiança i fomentar la participació activa en el projecte.

En una fase posterior, orientada a fomentar la participació voluntària del conjunt de treballadors i treballadores de l’Ajuntament, es va desplegar una campanya de cartelleria en espais comuns, amb peces personalitzades que incorporaven codis QR.
Aquests codis permetien accedir de manera directa a formularis digitals, facilitant una participació àgil i espontània.
A través d’aquests formularis, companys i companyes podien compartir records, anècdotes i missatges de reconeixement adreçats a les persones que es trobaven en procés de jubilació, ampliant així l’abast i el caràcter col·lectiu de la iniciativa.

Posteriorment, es desenvolupa la recollida i consolidació dels continguts, en què totes les aportacions rebudes es sistematitzen per elaborar els anomenats "Llibres de Records". Aquests documents recullen el reconeixement col·lectiu de tots els companys i companyes del treballador o treballadora que es jubila, simbolitzant el tancament de l’etapa professional i posant en valor la trajectòria de cada persona dins de l’Ajuntament.

Finalment, s’impulsa la recollida i sistematització del coneixement de les persones que es jubilen en els propers anys i que voluntàriament volen participar en el projecte. Aquest procés combina diferents eines com entrevistes, qüestionaris i la creació de Càpsules de Saviesa, amb l’objectiu de captar tant el coneixement explícit com aquell més experiencial i difícil de formalitzar.

En primer lloc, es valora si el coneixement associat al lloc de treball és exclusiu de la persona o compartit amb altres professionals. En funció d’això, es determina la metodologia més adequada: entrevista individual o bé sessions grupals que permetin contrastar i enriquir la informació recollida. Aquest procés es complementa amb dos qüestionaris diferenciats: un centrat en el coneixement tangible i un altre orientat a identificar els aspectes intangibles del lloc.

L’extracció del coneixement s’estructura al voltant de dues dimensions principals:

Coneixement tangible, que inclou:
- Les funcions i tasques que desenvolupa la persona en el seu lloc de treball
- Les relacions clau vinculades a la seva activitat (clients, usuaris, proveïdors i altres interlocutors)
- Les eines i recursos utilitzats en el dia a dia
- Els procediments, protocols o circuits de treball necessaris
- L’agenda de contactes rellevants per al desenvolupament de la funció


Coneixement intangible, que recull:
- Les actituds, habilitats i criteris professionals que es posen en joc en el lloc de treball
- Les formes de fer, experiències acumulades i aprenentatges adquirits al llarg de la trajectòria

Aquest procés es completa amb la creació de les Càpsules de Saviesa, que consisteixen en vídeos breus i guionitzats, d’uns tres minuts de durada, en què la persona comparteix consells clau o lliçons apreses al llarg de la seva carrera professional. Aquest material es recull, s’etiqueta i s’arxiva a la intranet corporativa sota el nom de “Biblioteca de l’Experiència Gavà”, facilitant-ne l’accés i la reutilització per part de la resta del personal.

2.922,40 €

Cost individualitzat: 224,8 € per cada procés complet (35 € del llibre + 189,8 € de dedicació tècnica)
Total euros darrer any (2025): Atès que s'ha acompanyat a 5 persones, el total és de 1.124 €.
Total previst per al 2026: Amb la previsió de 8 persones, el pressupost estimat serà de 1.798,4 €.
Finançament intern de l'administració.

Els departaments de comunicació i recursos humans (funcionariat) de l’Ajuntament de Gavà.

A l’hora de dissenyar la imatge del projecte i el Llibre de Records s’ha emprat el programa Canva.

Els mecanismes de participació han combinat espais individuals, eines col·laboratives i recursos de gestió del coneixement amb l’objectiu de facilitar tant la transferència d’experiència professional com l’acompanyament personal durant el procés de jubilació.
En primer lloc, s’han desenvolupat entrevistes individuals amb les persones participants per identificar necessitats, expectatives, coneixements clau i aspectes emocionals vinculats al procés de relleu i tancament de l’etapa laboral. Paral·lelament, també s’han realitzat entrevistes grupals i espais compartits de reflexió amb companys i equips de treball, orientats a fomentar la participació col·lectiva i el reconeixement de la trajectòria professional de les persones que es jubilen.
Així mateix, s’han utilitzat qüestionaris com a eina de recollida d’informació i valoració, tant per detectar necessitats específiques com per orientar les accions de transferència de coneixement i acompanyament emocional.
Pel que fa a la gestió i transmissió del coneixement, la pràctica incorpora les anomenades “càpsules de coneixement”, que permeten recollir i compartir experiències, procediments i aprenentatges rellevants vinculats als llocs de treball. Aquestes eines es complementen amb recursos digitals i espais compartits de documentació, com plataformes digitals, núvols d’emmagatzematge i carpetes compartides, que faciliten l’accés, la conservació i la transferència de la informació entre professionals i equips de treball.

Deixem Petjada ha permès establir un sistema estructurat d’acompanyament al personal de l'Ajuntament proper a la seva jubilació, guiat pel personal tècnic del Servei de Recursos Humans i Organització i orientat a la transmissió dels sabers, procediments i experiències laborals, a més del seu reconeixement. Aquest model d’intervenció ha afavorit la creació d’espais de trobada i reflexió que posen en valor la trajectòria dels empleats públics, convertint la seva experiència en un recurs col·lectiu de gran valor per a la mateixa organització i garantint la continuïtat del servei públic.

Com a resultat tangible d’aquest procés, s’han generat diversos productes que evidencien els assoliments del projecte. Entre aquests destaquen les "Càpsules de Saviesa", que recullen coneixements, reflexions i aprenentatges vitals expressats per les persones treballadores pròximes a la jubilació, en format breu i accessible, facilitant-ne la difusió i la transmissió intergeneracional. Per altra banda, destaca el "Llibre de Records", un recull de frases i anècdotes de les i dels companys, que s'emporten a mode de finalització de la seva etapa laboral.

Publicació del vídeo a Youtube: https://www.youtube.com/watch?v=e5TmM00rjPg

La implementació del projecte ha generat impactes significatius tant en l’àmbit organitzatiu com en l’acompanyament emocional de les persones treballadores en procés de jubilació. Un dels principals resultats ha estat la consolidació d’un model de relleu professional que transforma la jubilació en una oportunitat de transferència de coneixement i reconeixement institucional.
Pel que fa a la participació, el projecte fixa com a objectiu arribar al 50% de les persones jubilables. Actualment, ja s’han desenvolupat 9 processos complets (4 durant el 2024 i 5 durant el 2025) sobre una previsió de 49 jubilacions fins a l’any 2028, fet que representa una participació acumulada aproximada del 18%, amb una evolució progressiva i positiva.
En relació amb l’acompanyament psicològic, el 100% de les persones adherides al programa han completat les dues sessions previstes, consolidant així un itinerari d’acompanyament integral des de l’inici fins al tancament del procés de jubilació.
El projecte també ha permès generar i preservar coneixement intern de valor per a l’organització. Fins ara, s’ha elaborat com a mínim un recurs de traspàs per participant, incloent-hi fitxes de coneixement tècnic i experiencial, manuals de procediment i “Càpsules de Saviesa” en format vídeo tutorial.
Pel que fa al reconeixement institucional i emocional, s’ha incorporat un ritual simbòlic per a cada persona participant, destacant especialment el “Llibre de records”, una eina col·laborativa que afavoreix el reconeixement públic i el tancament positiu de l’etapa laboral. Aquest element s’ha consolidat com una de les accions amb més participació espontània entre companys i companyes de diferents departaments.
A més, el vídeo explicatiu elaborat per la tècnica referent de Recursos Humans ha assolit 125 visualitzacions a YouTube, contribuint a la difusió interna del projecte i a la sensibilització sobre la importància de planificar els processos de jubilació.
Finalment, el projecte ha facilitat una millor planificació estratègica dels relleus professionals dins l’Ajuntament, gràcies a l’estudi previ de les jubilacions previstes entre 2024 i 2028 i a l’activació anticipada dels processos d’acompanyament i transferència de coneixement.

Humanització del procés: S’ha transformat un tràmit que històricament era purament administratiu i "silenciós" en un procés d’acompanyament integral i humanitzat.
Gestió del canvi vital: S'ha assolit l'objectiu de donar suport emocional a la persona que es jubila, ajudant-la a gestionar la incertesa sobre la seva identitat personal i professional fora de l'organització.
Preservació del coneixement: S'ha creat un espai estructurat per a la transferència de coneixement tant "tangible" com "intangible" (sabiduria, cultura organitzativa i relacions), evitant la pèrdua de capital intel·lectual.
Millora del clima i cohesió: La pràctica ha generat un impacte positiu en els equips que es queden, fomentant un ambient de respecte, gratitud i reconeixement que reforça la cultura de l'Ajuntament.

Lideratge Psicològic: La incorporació de la figura de la psicòloga de RRHH per realitzar entrevistes d'inici, seguiment i tancament, aportant un valor terapèutic i emocional poc comú en l'administració pública.
El "Llibre de records": Una eina innovadora que construeix un llegat emocional i permet la participació de tota l'organització, transcendint el departament d'origen de la persona.
Càpsules de Saviesa: L'ús de formats interactius (vídeos, tutorials, fitxes estructurades) per capturar el coneixement implícit i facilitar el relleu en un entorn amb ritmes d'incorporació complexos.
Enfocament Bidireccional: El projecte no només cuida qui marxa, sinó que empodera els equips per acomiadar-se de forma significativa, millorant el sentiment de pertinença global.

Desconnexió temporal en el relleu: En el sector públic, sovint hi ha una bretxa temporal entre la sortida del jubilat i l'entrada del substitut, cosa que impedeix un traspàs presencial directe.
Dificultat en la mesura de l'impacte tècnic: Actualment és complex mesurar amb exactitud quant es redueix el temps d'adaptació de les noves incorporacions a causa d'aquesta falta de coincidència física.
Dependència de la voluntarietat: L'èxit del projecte depèn de la predisposició de la persona a obrir-se emocionalment i a dedicar temps a documentar el seu saber.

Digitalització de la saviesa: Millorar l'estratègia pedagògica per combinar la documentació tradicional amb formats encara més interactius i accessibles en qualsevol moment.
Sincronització del relleu: Treballar en mecanismes administratius que permetin reduir el buit temporal entre la marxa i l'entrada, o millorar el sistema de tutoria a distància mitjançant les càpsules ja creades.

El model és altament replicable en altres ajuntaments, ja que utilitza recursos interns (eines digitals comunes i personal propi) i no requereix grans inversions econòmiques, sinó un canvi de mirada en la gestió de persones.