Ambito / Noves tecnologies
Activitats telemàtiques
Programa PIGAIM. Aplicatiu de gestió d’ajuts individuals de menjador escolar amb signatura remota
L’Aplicatiu de gestió d’ajuts individuals de menjador escolar amb signatura remota neix amb l’objectiu de facilitar la tramitació d’aquestes sol·licituds de manera totalment telemàtica, a través de l’automatització de tot el procés. Aquesta signatura es duu a terme a través de certificats temporals basats en evidències. Els usuaris/es omplen un formulari web, en format mòbil i compatible amb tots els dispositius que recull, mitjançant un registre previ, les dades de les sol·licituds dels usuaris/es. Incorporant, en el cas d’existir, les dades dels usuaris/es ja introduïdes en anys anteriors de forma automàtica. El formulari, un cop emplenat, s’envia en format PDF al correu electrònic de l’usuari/a per a la seva revisió i signatura digital.
Mitjançant un codi SMS que rep l'usuari/a al seu dispositiu mòbil es genera automàticament un certificat temporal basat en evidències que s’adjunta a la sol·licitud i li dona validesa legal. Finalment, la sol·licitud es retornada, juntament amb el certificat generat, a l’aplicatiu de gestió PIGAIM finalitzant el procés i explotant automàticament les dades dins l’aplicatiu. Sense cap mecanització ni inserció de dades de forma manual.
D’aquesta manera, s’aconsegueix apropar a la ciutadania a l’administració electrònica d'una manera àgil i senzilla. Sense la necessitat de disposar d’un certificat local ni coneixements d’informàtica previs per a la seva instal·lació i configuració.
Mitjançant un codi SMS que rep l'usuari/a al seu dispositiu mòbil es genera automàticament un certificat temporal basat en evidències que s’adjunta a la sol·licitud i li dona validesa legal. Finalment, la sol·licitud es retornada, juntament amb el certificat generat, a l’aplicatiu de gestió PIGAIM finalitzant el procés i explotant automàticament les dades dins l’aplicatiu. Sense cap mecanització ni inserció de dades de forma manual.
D’aquesta manera, s’aconsegueix apropar a la ciutadania a l’administració electrònica d'una manera àgil i senzilla. Sense la necessitat de disposar d’un certificat local ni coneixements d’informàtica previs per a la seva instal·lació i configuració.
Àmbit:
Noves tecnologies
Subàmbit:
Activitats telemàtiques
Data d'inici:
01/01/2020
Data de finalització:
Indefinida
Consells Comarcals:
Consell Comarcal del Baix Llobregat
Nombre d'habitants:
Nombre de visites:
1536
Valoració:
Bona pràctica
Més informació
Persona de contacte:
Enric Giner Rodríguez
Càrrec:
Gerent
Ens:
Consell Comarcal del Baix Llobregat
Lloc web:
Adreça electrònica:
gerencia@elbaixllobregat.cat
Telèfon / Fax:
936852400
Adreça:
Parc de Torreblanca, N-340 pk 1249, 08980 Sant Feliu de Llobregat
Descripció de la pràctica
Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa
El projecte va sorgir de la necessitat de gestionar cada any més de 16.000 famílies de la comarca del Baix Llobregat que tramiten cada curs escolar, i en el termini màxim d’un mes, la sol·licitud d’ajut individual de menjador escolar. Tanmateix, arrel de la pandèmia, la necessitat de generar un mecanisme més senzill i que no requerís la presencialitat encara es va fer més palesa.
Fins l’any 2020, aquestes sol·licituds es tramitaven presencialment i les dades es validaven manualment dins d’un aplicatiu de codi lliure fet a mida, en endavant PIGAIM, encarregat de la gestió i explotació d’aquestes dades.
Va ser prioritari també apropar a la ciutadania a l’administració electrònica d'una manera àgil i senzilla. La no necessitat de disposar d’un certificat local ni coneixements d’informàtica previs per a la seva instal·lació i configuració era obligat si volíem arribar a totes les famílies que sol·liciten aquest tipus d’ajudes.
Fins l’any 2020, aquestes sol·licituds es tramitaven presencialment i les dades es validaven manualment dins d’un aplicatiu de codi lliure fet a mida, en endavant PIGAIM, encarregat de la gestió i explotació d’aquestes dades.
Va ser prioritari també apropar a la ciutadania a l’administració electrònica d'una manera àgil i senzilla. La no necessitat de disposar d’un certificat local ni coneixements d’informàtica previs per a la seva instal·lació i configuració era obligat si volíem arribar a totes les famílies que sol·liciten aquest tipus d’ajudes.
Objectius de la pràctica
General:
• Tramitació totalment telemàtica de les sol·licituds d’ajuts individuals de menjador escolar
Específic:
• Automatitzar el procés. Estalvi de paper i temps. Minimitzar errors de mecanització i introducció de dades de forma manual
Diagnosi prèvia a la pràctica
Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)
Població: Ciutadania en general.
Territori: Baix Llobregat.
Territori: Baix Llobregat.
Vinculació amb altres programes o actuacions
Implementació
Fases i principals línies d'actuació
Arrel de la pandèmia de la Covid-19, la necessitat de realitzar tràmits només per via telemàtica es va fer imprescindible.
En el cas d’ajuts individuals de menjador escolar, 16.000 famílies tramitaven la sol·licitud de forma presencial.
El primer pas va ser aconseguir tramitar aquesta sol·licitud de manera totalment telemàtica. La solució passava per, un cop desada la sol·licitud, es convertia en un arxiu pdf. Al mateix temps, totes les dades d’aquesta sol·licitud eren inserides dins de l’aplicatiu de gestió PIGAIM.
El segon pas consistia en signar aquesta sol·licitud en pdf per a donar-li validesa legal i validar així totes les dades desades dins de PIGAIM per a la seva gestió i explotació.
Una opció passava per a enviar aquesta sol·licitud al ciutadà i que la retornés signada digitalment però, la complexitat d’aquest procediment fomentaria una bretxa digital entre famílies.
Així, es va contactar amb ValidatedID per a trobar una solució de signatura sense necessitat de disposar d’un certificat digital en local per part del ciutadà.
Després de valorar els seus productes, es va decidir utilitzar la seva solució de Signatura Remota VidSigner que genera un certificat digital temporal en el mateix moment de signatura amb validesa per a tot un any.
Per tant, es va connectar PIGAIM amb la seva API i es van programar els crons a l’aplicatiu per a enviar i rebre les sol·licituds signades. D’aquesta manera es va completat tot el procés.
En el cas d’ajuts individuals de menjador escolar, 16.000 famílies tramitaven la sol·licitud de forma presencial.
El primer pas va ser aconseguir tramitar aquesta sol·licitud de manera totalment telemàtica. La solució passava per, un cop desada la sol·licitud, es convertia en un arxiu pdf. Al mateix temps, totes les dades d’aquesta sol·licitud eren inserides dins de l’aplicatiu de gestió PIGAIM.
El segon pas consistia en signar aquesta sol·licitud en pdf per a donar-li validesa legal i validar així totes les dades desades dins de PIGAIM per a la seva gestió i explotació.
Una opció passava per a enviar aquesta sol·licitud al ciutadà i que la retornés signada digitalment però, la complexitat d’aquest procediment fomentaria una bretxa digital entre famílies.
Així, es va contactar amb ValidatedID per a trobar una solució de signatura sense necessitat de disposar d’un certificat digital en local per part del ciutadà.
Després de valorar els seus productes, es va decidir utilitzar la seva solució de Signatura Remota VidSigner que genera un certificat digital temporal en el mateix moment de signatura amb validesa per a tot un any.
Per tant, es va connectar PIGAIM amb la seva API i es van programar els crons a l’aplicatiu per a enviar i rebre les sol·licituds signades. D’aquesta manera es va completat tot el procés.
Actors que hi han intervingut
| Nom | Tipus | Fase en la qual intervé | Tipus d'intervenció |
Consell Comarcal del Baix Llobregat |
Administració autonòmica |
Totes |
Totes |
ValidatedID |
Empresa |
Implementació |
Presta el servei (gestor) |
Recursos econòmics
Total euros per període
4.000 €
Característiques generals del finançament (períodes, tipus...):
4.000 € per curs escolar
Llista de recursos econòmics
| Nom de l'ens | Modalitat de l'aportació | Període de finançament | Quantitat | Observacions | |
| Des de | Fins a | ||||
| Consell Comarcal del Baix Llobregat | Fons propis | Indefinida | Indefinida | 4.000 € | |
Recursos humans
L’equip de desenvolupament el formen dos tècnics informàtics del propi Consell Comarcal amb l’ajuda i col·laboració de l’àrea d’Ensenyament per a establir els criteris, funcionalitats, etc.
Altres recursos
Certificació VidSigner de ValidatedID.
Resultats
Descripció dels productes assolits
Creació del Programa PIGAIM, l'aplicatiu de gestió d’ajuts individuals de menjador escolar amb signatura remota: durant el curs escolar 2021/2021 s'han gestionat més de 16.000 sol·licituds.
Documentació produïda (informes, memòries, projectes, material de difusió...)
| Nom | Tipus | Data | Disponibilitat | Documentació adjunta |
| Guia 2 | Presentació | Indefinida | Sí disponible | |
| FAQS | Presentació | Indefinida | Sí disponible | |
| Guia 1 | Presentació | Indefinida | Sí disponible | |
Impacte
S’ha assolit la tramitació totalment telemàtica de les sol·licituds d’ajuts individuals de menjador escolar d’una manera àgil i senzilla per al ciutadà. Estalviant paper i desplaçaments. Alhora, s’ha traslladat aquesta experiència a altres àmbits o actuacions. Permetent connectar qualsevol aplicatiu propi o fet a mida al procés de signatura remota.
L’aplicatiu ha tingut un impacte molt positiu per als usuaris/es que tramiten aquests tipus de sol·licituds, doncs durant el curs 2021/2022, totes s’han fet a través d’aquest sistema, facilitant el tràmit i optimitzant els recursos.
Tanmateix, l’aplicatiu ha suposat un estalvi de temps, com de paper, fet que suposa un gran avantatge amb la realització del tràmit telemàticament. A més, es minimitzen els errors al no haver d'introduir les dades de forma manual que, en el cas del Consell Comarcal del Baix Llobregat, es tramiten més de 16.000 beques cada curs escolar en el termini d’un mes.
S’ha realitzat conveni de col·laboració amb tres consells comarcals per a fer servir aquesta eina de gestió. En dos d’aquestes entitats, amb signatura remota inclosa per a la seva tramitació telemàtica.
Actualment hi ha demanda per a fer més convenis en aquest sentit.
L’aplicatiu ha tingut un impacte molt positiu per als usuaris/es que tramiten aquests tipus de sol·licituds, doncs durant el curs 2021/2022, totes s’han fet a través d’aquest sistema, facilitant el tràmit i optimitzant els recursos.
Tanmateix, l’aplicatiu ha suposat un estalvi de temps, com de paper, fet que suposa un gran avantatge amb la realització del tràmit telemàticament. A més, es minimitzen els errors al no haver d'introduir les dades de forma manual que, en el cas del Consell Comarcal del Baix Llobregat, es tramiten més de 16.000 beques cada curs escolar en el termini d’un mes.
S’ha realitzat conveni de col·laboració amb tres consells comarcals per a fer servir aquesta eina de gestió. En dos d’aquestes entitats, amb signatura remota inclosa per a la seva tramitació telemàtica.
Actualment hi ha demanda per a fer més convenis en aquest sentit.
Avaluació
Tipus
Interna
Ens
Consell Comarcal del Baix Llobregat
Principals conclusions
Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials
L’aplicatiu ha permès donar resposta a la demanda dels usuaris/es de garantir una tramitació totalment telemàtica de les sol·licituds d’ajuts individuals de menjador escolar, que ha permès que durant el curs escolar 2021/2021 més de 16.000 sol·licituds presentades es fessin telemàticament.
Punts forts de la pràctica
Un dels principals punts forts ha estat la possibilitat d’integrar signatura electrònica remota amb qualsevol aplicatiu així com de facilitar l’accés de la ciutadania a l’administració electrònica sense disposar de certificat digital propi ni coneixements d’informàtica previs.
L’aplicatiu ha suposat un estalvi important de temps i recursos, alhora que ha permès evitar desplaçaments i la mecanització manual de les dades. Aquestes millores són rellevants en un context de pandèmia on poder evitar tràmits presencials era una prioritat.
També ha tingut un impacte en relació a l’ús del paper, un fet que en un context de crisi climàtica, mesures que treballin per la construcció d’un món més sostenible són molt importants.
L’aplicatiu ha suposat un estalvi important de temps i recursos, alhora que ha permès evitar desplaçaments i la mecanització manual de les dades. Aquestes millores són rellevants en un context de pandèmia on poder evitar tràmits presencials era una prioritat.
També ha tingut un impacte en relació a l’ús del paper, un fet que en un context de crisi climàtica, mesures que treballin per la construcció d’un món més sostenible són molt importants.
Punts dèbils de la pràctica
El principal punt feble és la integració amb els registres i gestors de l’expedient, que ha necessitat d’utlitzar un registre auxiliar.
Propostes de millora de la pràctica
De cara al futur es té la intenció de treballar per poder integrar aquest aplicatiu amb els principals registres electrònics i més concretament amb idCat mòbil.
Possibilitats de realitzar la pràctica a altres àmbits o entitats
Es tracta d’una pràctica molt senzilla amb uns beneficis molt grans. Només cal connectar amb l’API de ValidatedID per a la signatura remota de documents.
Més informació
Persona de contacte:
Enric Giner Rodríguez
Càrrec:
Gerent
Ens:
Consell Comarcal del Baix Llobregat
Adreça electrònica:
gerencia@elbaixllobregat.cat
Telèfon / Fax:
936852400
Adreça:
Parc de Torreblanca, N-340 pk 1249, 08980 Sant Feliu de Llobregat
Lloc web:
www.elbaixllobregat.cat
| bbp.cat | |
|
|
|||