Ambito / Noves tecnologies
Suport a tràmits i consultes
Automatització del tràmit de pobresa energètica. Millora de l’eficiència i agilització de la gestió
L’Ajuntament d’Esplugues de Llobregat ha automatitzat el procés de tramitació de pobresa energètica, amb l’objectiu de millorar l’eficiència i agilitzar la gestió. Ho ha fet a través de la implementació de la utilització de l’RPA (Robotic Process Automation). Aquesta tecnologia s’encarrega de fet totes les tasques que tenen a veure amb aquest procés i que, abans, requeria la dedicació d’un tècnic.
Durant el seu primer any implementació, aquest projecte va ser una prova pilota. Durant aquest temps va tramitar 2.848 peticions, i va demostrar un estalvi de temps pels treballadors i millora de l’eficiència, ja que mentre una persona tarda una hora per fer 7 tramitacions d’aquest tipus, el robot tarda 15 minuts.
El consistori ha d’atendre una gran quantitat d’aquestes peticions; i, tot i que és una tasca molt monòtona, també és complexa. Això provocava que un funcionari dediqués, pràcticament, la totalitat de la jornada a aquesta tasca de poc valor afegit. Amb aquesta implementació es pretén solucionar aquest problema.
Durant el seu primer any implementació, aquest projecte va ser una prova pilota. Durant aquest temps va tramitar 2.848 peticions, i va demostrar un estalvi de temps pels treballadors i millora de l’eficiència, ja que mentre una persona tarda una hora per fer 7 tramitacions d’aquest tipus, el robot tarda 15 minuts.
El consistori ha d’atendre una gran quantitat d’aquestes peticions; i, tot i que és una tasca molt monòtona, també és complexa. Això provocava que un funcionari dediqués, pràcticament, la totalitat de la jornada a aquesta tasca de poc valor afegit. Amb aquesta implementació es pretén solucionar aquest problema.
Àmbit:
Noves tecnologies
Subàmbit:
Suport a tràmits i consultes
Data d'inici:
01/12/2021
Data de finalització:
Indefinida
Província:
Barcelona
Municipi:
Esplugues de Llobregat
Nombre d'habitants:
46726
Nombre de visites:
1172
Valoració:
Bona pràctica
Descripció de la pràctica
Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa
L’Ajuntament d’Esplugues de Llobregat rep, cada any, 2900 sol·licituds anuals d’empreses subministradores que demanen l’emissió d’un certificat de pobresa energètica de les llars afectades per impagament. La llei 24/2015 obliga les administracions locals a fer aquesta mena de tràmits a petició de les empreses subministradores.
Aquesta mena de tasques es considera que tenen molt poc valor afegit. La tramitació la fa un tècnic; i tot i ser una tasca rutinària, és complexa. Quan entra la petició s’ha de mirar si la llar ja té un expedient obert, comprovar el cens d’empadronament, redactar la carta conclusiva, i signar-la.
Des del mateix ajuntament consideraven que els treballadors encarregats d’aquestes podien aportar més duent a terme altres funcions. Amb tot, des del mateix consistori estaven treballant per identificar processos que poden ser automatitzats per guanyar la seva eficiència.
La pràctica també es relaciona amb els ODS, sobretot el número 1: l’eliminació de la pobresa. Al cap i a la fi es busca garantir l’accés universal als serveis bàsics i fer front a les desigualtats i a les situacions de risc dels col·lectius vulnerables.
Aquesta mena de tasques es considera que tenen molt poc valor afegit. La tramitació la fa un tècnic; i tot i ser una tasca rutinària, és complexa. Quan entra la petició s’ha de mirar si la llar ja té un expedient obert, comprovar el cens d’empadronament, redactar la carta conclusiva, i signar-la.
Des del mateix ajuntament consideraven que els treballadors encarregats d’aquestes podien aportar més duent a terme altres funcions. Amb tot, des del mateix consistori estaven treballant per identificar processos que poden ser automatitzats per guanyar la seva eficiència.
La pràctica també es relaciona amb els ODS, sobretot el número 1: l’eliminació de la pobresa. Al cap i a la fi es busca garantir l’accés universal als serveis bàsics i fer front a les desigualtats i a les situacions de risc dels col·lectius vulnerables.
Objectius de la pràctica
General:
• Agilitzar i millorar la gestió dels tràmits de pobresa energètica.
- Garantir l’accés universal als serveis bàsics
- Garantir l’accés universal als serveis bàsics
• Alliberar de fer tasques rutinàries i sense valor afegit al tècnic/a.
Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)
Població: Ciutadania en risc d’exclusió.
Territori: Esplugues de Llobregat.
Territori: Esplugues de Llobregat.
Vinculació amb altres programes o actuacions
Implementació
Fases i principals línies d'actuació
Davant del problema rutinari que suposa aquesta tramitació, l’Ajuntament, juntament amb el director d’Innovació del consistori, es posa a treballar per identificar processos que poden ser automatitzats. I així millorar l’eficiència i derivar els actuals tècnics responsables a altres funcions. En aquesta primera etapa, per tal de valorar diferents opcions, els departaments d’Innovació, Sistemes, Administració Electrònica i els administratius involucrats en aquests tràmit van treballar coordinadament.
Una empresa externa és l’encarregada d’aportar la tecnologia necessària per a aquesta automatització; una relació que s’ha establert a través d’un contracte menor. Es tracta d’un software en un dispositiu electrònic del consistori, i s’encarrega de totes aquestes tasques que, abans de la seva implementació, feia un tècnic.
En aquest primer any de prova pilot van registrar prop de 2900 registres. I, de moment, ha funcionat correctament ja que en la seva interacció amb les altres eines i departaments que intervenen en el procés no hi ha hagut cap problema.
Una empresa externa és l’encarregada d’aportar la tecnologia necessària per a aquesta automatització; una relació que s’ha establert a través d’un contracte menor. Es tracta d’un software en un dispositiu electrònic del consistori, i s’encarrega de totes aquestes tasques que, abans de la seva implementació, feia un tècnic.
En aquest primer any de prova pilot van registrar prop de 2900 registres. I, de moment, ha funcionat correctament ja que en la seva interacció amb les altres eines i departaments que intervenen en el procés no hi ha hagut cap problema.
Actors que hi han intervingut
| Nom | Tipus | Fase en la qual intervé | Tipus d'intervenció |
Ajuntament d'Esplugues de Llobregat |
Administració local |
Totes |
-------- |
ITHINK – UPC s.l.u |
Empresa |
Implementació |
Col·laborador |
Descripció de l'actuació en la pràctica: Dissenyador de la tecnologia. |
|||
Recursos econòmics
Total euros per període
5.445€
Llista de recursos econòmics
| Nom de l'ens | Modalitat de l'aportació | Període de finançament | Quantitat | Observacions | |
| Des de | Fins a | ||||
| Ajuntament d'Esplugues de Llobregat | Fons propis | 01/12/2021 | Indefinida | 5.445€ | |
Recursos humans
La implementació d’aquesta tecnologia consisteix en alliberar els administratius que s’encarregaven d’aquesta tasca. Així i tot, al llarg del procés d’implementació i disseny hi han intervingut tècnics de dels departaments involucrats.
Altres recursos
La pràctica utilitza un programari generat per l’empresa contractada a través d’un contracte menor.
Resultats
Descripció dels productes assolits
Creació d'una eina amb tecnologia RPA per tal de millorar l’eficiència de l’administració i assegurar l’accés universal als serveis bàsics a la població vulnerable. Amb això, s’ha donat resposta a les 2.848 peticions que s’han registrat durant l’any.
Documentació produïda (informes, memòries, projectes, material de difusió...)
| Nom | Tipus | Data | Disponibilitat | Documentació adjunta |
| Sistemes RPA aplicats a pobresa energètica | Presentació | Indefinida | Consultar ens | |
Impacte
Mentre que per donar resposta a les 2848 peticions, amb un tècnic haguessin tardat 776 hores (51% de la jornada laboral d’un any), amb la nova tecnologia han tardat 194 hores. Per fer 7 registres un treballador necessita, aproximadament, 1 hora; en canvi, el robot fa 7 registres en 15 minuts. Així doncs, amb la implementació d’aquesta tecnologia l’ajuntament ha millorat la seva eficiència i dona resposta més ràpida a aquests tràmits.
Avaluació
Principals conclusions
Observacions generals i aspectes assolits respecte als objectius inicials
La implementació ha permès que el tècnic que s’encarregava d’aquesta tasca monòtona, ara faci noves tasques amb més valor afegit. I també s’ha demostrat que aquesta tecnologia és capaç de millorar i agilitzar d’aquesta administració local.
Punts forts de la pràctica
La pràctica introdueix la tecnologia en la gestió de l’ajuntament i permet automatitzar processos que són molt rutinaris. En paral·lel, també agilitza la gestió en un aspecte d’importància social.
Punts dèbils de la pràctica
Propostes de millora de la pràctica
De moment només s’aplica en aquesta àrea de l’ajuntament, tot i que també es podria implementar en altres processos i tramitacions.
Possibilitats de realitzar la pràctica a altres àmbits o entitats
La pràctica és replicable. Des d’un punt de vista quantitatiu, el rendiment d’aquesta pràctica serà més alt com més gran sigui el volum de tramitacions que s’han de fer.
Més informació
Persona de contacte:
Agnès Mateo Murcia
Càrrec:
Directora de Servei de Drets Socials
Ens:
Ajuntament d'Esplugues de Llobregat
Adreça electrònica:
amateomu@esplugues.cat
Telèfon / Fax:
933713350 (ext. 1158)
Adreça:
Plaça de Santa Magdalena, 5, 6, 08950 Esplugues de Llobregat
Lloc web:
| bbp.cat | |
|
|
|||