A l'Ajuntament de Llobregat fins a aquest últim any 2023 mai s'havia impulsat cap mena de pràctica similar d'acció d'acollida del personal nou vingut. Quan s'incorporava personal nou a l'Ajuntament, només es proporcionaven els documents corresponent de Recursos Humans: contracte, IRPF, etc.

Quan comencen a plantejar-se aquesta situació troben que el personal nou rep informació de forma esporàdica i en petites quantitats. Per solucionar aquest problema, es plantegen un seguit d'informacions que poden ser valuoses per aquest tipus de personal com per la feina del conjunt de personal de l'Ajuntament. Qui és l'Ajuntament, què fan i com ho fan (els principis de coherència amb tots els objectius i projectes), la relació laboral de la persona nova vinguda amb l'Ajuntament, els serveis o seccions que existeixen, són punts que es destaquen com a valuosos per una adequada incorporació del personal.

Per a les persones de Recursos Humans i el personal nou "el procés era molt fred i molt seriós", i amb el temps es va anar veient necessari donar un altre tipus d'informació i generar noves interaccions entre administració i personal.

"De la mateixa manera que no tothom que treballa a l'Ajuntament és del Prat i no té coneixement de com funciona l'Ajuntament, la ciutadania que el coneix com a usuari i que s'incorpora com a treballador també necessita aquesta informació contextual sobre el funcionament de l'Ajuntament."

Les persones responsables i tècniques de recursos humans de l'Ajuntament d'aquell moment, identifiquen que aquesta situació podia resultar distant amb relació al seu lloc de treball per les persones recentment incorporades, i es va iniciar un diagnòstic informal a través del qual la tècnica de recursos humans recollia el testimoni de les persones que s'havien incorporat més recentment, a través de preguntes sobre les seves percepcions, emocions i aspiracions al respecte.

Tot el personal de nova incorporació a l’Ajuntament del Prat de Llobregat.

Està alineada amb els objectius de Recursos Humans relacionats amb la cura del personal.

1a fase: La primera etapa del projecte implica la recopilació d'informació crucial de diversos Serveis/Seccions involucrades: Recursos Humans (RH), Premsa i Comunicació, SITIC i Cultura. En aquesta fase, s'estableix una comunicació fluida entre tots els departaments per assegurar-se que tots els aspectes rellevants estiguin coberts i que es reculli una visió completa de les necessitats i objectius del projecte.

2a fase: Un cop s'ha recopilat la informació necessària, la segona fase se centra en la gestió i el tractament d'aquesta informació. Això inclou l'anàlisi de dades, la identificació de tendències i patrons, i la preparació de la informació per a la pròxima fase del projecte.

3a fase: En aquesta etapa, es realitza el contacte amb una empresa externa especialitzada en gamificació (el model d'acollida al Moodle està molt simplificat i amb un estil lúdic i interactiu) de continguts. A aquesta empresa se li va donar tots els continguts de Recursos Humans, a partir dels quals van dissenyar el Moodle i el contingut interactiu d'aquest (disposa d'un avatar que acompanya a l'usuari). És crucial establir una comunicació clara amb l'empresa i definir els requisits del projecte per garantir que la interacció s'ajusti als objectius i necessitats específiques de cada servei o secció.

4a fase: En aquesta fase, es duu a terme un procés participatiu amb el departament de Recursos Humans (RH), juntament amb la gravació d'un vídeo de benvinguda de l'alcalde. Aquesta part del projecte implica la col·laboració activa del personal, fomentant la seva participació i compromís amb la iniciativa. Aquest procés participatiu al departament de Recursos Humans va servir com a diagnòstic informal per avaluar el nivell de coneixement (a través d'enquestes en línia) sobre processos d'acollida al lloc de treball. A través de les respostes obtingudes, es va poder definir el tipus de procés participatiu intern tenint en compte les característiques humanes, materials i professionals de cada persona treballadora.

5a fase: Finalment, arribem a la fase de tancament del projecte, que inclou l'elaboració dels vídeos finals, la revisió i aprovació dels continguts, i altres tasques de finalització com la preparació per al llançament públic de la iniciativa. Aquesta fase assegura que tots els aspectes del projecte estiguin complets i que estigui preparat per a la implementació i difusió exitosa.

14.520

Provinent de les partides pressupostàries anuals.

A grans trets han intervingut un total de vuit persones de Recursos Humans, de Sistemes Informàtics, Premsa i Comunicació, i Cultura.

S'entén com el procés participatiu a la quarta fase amb l'equip de recursos humans. Si valorem la participació des d'altres perspectives, pràcticament tot el procés ha estat basat a compartir i decidir.

Aquest servei ha permès fer un canvi substancial en els procediments de RH i de la resta de Serveis que acullen a una persona de nova incorporació. Aquesta transformació interna és possible gràcies a la producció de les guies que estableixen un protocol d'actuació per al personal de Recursos Humans (inclou els recursos, una proposta de calendari i una proposta metodològica), una guia d'acompanyament als i les caps de Servei o Secció (no només en la primera acollida sinó també durant els primers cinquanta dies d'incorporació i acompanyament. Contempla la figura de la persona tutora), i un manual d'acollida per a la persona que permet crear un bon clima de treball i generar sentiment de pertinença (està incorporat a la plataforma de formació en línia pròpia de l'Ajuntament).

Tota aquesta informació es troba ben recollida i organitzada a la plataforma Moodle específicament dissenyada pel pla d'acollida de l'Ajuntament. Aquest servei en línia permet al personal nou rebre un acompanyament complet fins a la seva incorporació al seu lloc de treball a través de la presència d'un avatar virtual que serveix d'orientadora.

Butlletí de comunicació interna de recursos humans i una presentació de Caps de Servei/Secció.

Està reconegut pel mateix Ajuntament del Prat de Llobregat com a bona pràctica realitzada des de l'administració.

Observen un impacte sobre les persones, que genera sentiment de pertinença al grup de treball i l’organització, donat que innova en l’acollida de les persones al seu lloc de treball.

Interna

Ajuntament del Prat de Llobregat

Un dels objectius que es plantejaven era poder fer real el sentiment de pertinença i creuen que ho han aconseguit a través de les reaccions de l’equip de l’Ajuntament. Creuen haver millorat l’atenció directa cap al personal nou, ja que el procés d’incorporació ha passat a ser un procés pautat i que s’ha de seguir, ha sigut diferencial per generar aquest sentiment.

Per primera vegada, l'Ajuntament disposa d'un Pla d'acollida que permet acollir les persones en un bon clima de treball i fomentant el sentiment de pertinença.



El fet de crear un pla d'acollida en el que totes les persones del departament poguessin estar implicades va aportar molta cohesió a l'equip. Crear un projecte comú va millorar les relacions interpersonals entre tot l'equip de l'Ajuntament. D'altra banda, el format en què està dissenyat el pla d'acollida és molt atractiu i genera una impressió molt positiva en el personal de nova incorporació. Alhora, permet situar-se de manera molt efectiva i organitzada, conèixer tots els recursos a l'abast.

És un document que, malgrat contenir informació molt general i que no s'ha d'anar modificant constantment, requereix mantenir-lo actualitzat en cas de canvis normatius.



També, s'ha d'acabar de desenvolupar certs continguts dels manuals i els protocols.

Automatitzar les avaluacions i la posterior anàlisi dels resultats d'aquestes. Al mateix Moodle disposen de dades digitals sobre avaluació que estan disponibles "en brut", i tenen la intenció de millorar la interfície i que aquestes dades puguin ser interpretades directament.

Es pot traslladar a les empreses municipals i fins i tot, servir com un document per a les empreses del municipi que encara no tinguin Pla d'acollida o el vulguin millorar/actualitzar.



És totalment reproduïble a altres administracions/ajuntaments, ja que hi ha una part del pla que està contextualitzat a l'Ajuntament del Prat de Llobregat. Pel fet que està basat en normativa compartida en l'àmbit municipal.