BBP - Debat/Formació Fira d'Entitats.

Ambito / Participació ciutadana

Debat/Formació Fira d'Entitats.

En les cinc edicions anteriors, s'ha desenvolupat un format de Mostra d'Entitats, amb un procés participatiu de les entitats i associacions del municipi, que es pot considerar molt consolidat. Aquest procés és suficientment vàlid com per, d'una banda, mantenir-lo com a model i, d'altra banda, incorporar processos de millora que aportin major valor afegit i més qualitat, tant en la seva organització com en el seu programa d'activitats. Així, la Mostra manté el seu format respecte d'anys anteriors i introdueix en aquesta edició les noves tecnologies com a element fonamental que, derivat del procés d'avaluació de la mateixa, es considera oportú per a incrementar la seva qualitat.

Àmbit:

Participació ciutadana

Subàmbit:

----

Data d'inici:

11/07/2008

Data de finalització:

21/01/2009

Província:

Barcelona

Municipi:

Prat de Llobregat (El)

Nombre d'habitants:

63162

Nombre de visites:

1709

Valoració:

Pràctica Significativa

Més informació

Persona de contacte:

Josep Vallecillos

Càrrec:

Cap de Secció d'Igualtat i Ciutadania

Ens:

Ajuntament del Prat de Llobregat

Lloc web:

www.elprat.cat

Adreça electrònica:

vallecillos@elprat.cat

Telèfon / Fax:

933790050 ext. 4287

Adreça:

Plaça de la Vila, 1

Descripció de la pràctica

Context i motivacions per impulsar el projecte i situació prèvia a la iniciativa

L'any 2002 va tenir lloc, en el marc de la Fira Avícola i Comercial Raça Prat, la I Mostra d'Entitats, amb l'objectiu inicial de millorar el coneixement de les entitats, entre elles i de la ciutadania en general, reforçar el treball en xarxa del conjunt de les entitats i associacions que conformen el teixit associatiu de la ciutat; enfortint, d'aquesta manera, els canals d'informació més quotidiana entre elles. En definitiva, reforçant i promovent l'associacionisme a la ciutat. La primera edició va estar molt positiva, tant pel que fa a la gran afluència de públic com per la valoració feta per les entitats i associacions que hi van participar. La previsió inicial va ser que aquest esdeveniment es celebrés cada dos anys.

El desembre del 2004 es va celebrar la II edició de la Mostra d'Entitats. Emmarcada en un nou mandat, inclosa com una activitat prioritària al Pla d'Actuació Municipal (PAM, 2004-2007) i sobretot tenint en compte la valoració positiva d'aquest esdeveniment, tant per part de l'organització com de les pròpies entitats, es va acordar que en lloc de ser una activitat bianual es convertís en un esdeveniment de caràcter anual.

La III Edició de la Mostra d'Entitats del Prat - desembre de 2005 - va recaure en les Àrees d'Esports, Serveis Socials i Salut Pública, de Cultura, Educació i Promoció Cívica, amb la necessària coordinació amb l'Àrea de Promoció Econòmica, en la qual recau l'organització general de la Fira. A partir d'aquesta edició es manté la mateixa estructura d'àrees, pel que fa a la seva organització i implementació. Aquesta organització conjunta suposa un element addicional de potenciació dels elements participatius i de compactació inter-àrees. Aquesta edició va incorporar com a nou element participatiu i de millora, jornades formatives per a totes les entitats. A partir de la III edició, les activitats formatives estaran presents al procés d'organització a la diferents mostres.

A la IV edició de la Mostra d'entitats es va implantar el procés participatiu en el conjunt d'entitats socials, culturals, esportives, etc., representades a la Mostra. Aquest procés ha suposat una millora en la qualitat organitzativa i relacional entre les entitats, i fa referència al disseny de l'organització, logística, gestió de les activitats i funcionament general.

La V Mostra ha estat protagonitzada per la implantació en els diferents processos de les noves tecnologies, línia amb la que es continuarà treballant en la edició 2008.

Objectius de la pràctica

General:

• Promocionar i enfortir el teixit associatiu del Prat de Llobregat.

• Apropar les entitats a la ciutadania en general.

• Incrementar la relació i col·laboració entre les associacions del municipi.

• Fomentar la participació i la cogestió de les entitats.

• Fomentar la interrelació i el traspàs d'experiències i coneixements entre les entitats.

• Millorar les capacitats i habilitats de les entitats perquè puguin anar incorporant noves idees en la seva participació a la Mostra.

• Promoure l'ús de les noves tecnologies.

• Aprofundir en el procés de participació i/o corresponsabilitazació en l'organització de la mostra.

Específic:

• Millorar la visibilitat de les Xarxes i Consells Municipals, sobre tot d'aquells que hi participen el estands compartits.

• Augmentar la participació a l'activitat formativa.

• Millorar els aspectes d'infraestructura: calefacció, megafonia, etc.

• Aconseguir que al final de la Mostra gairebé totes les entitats participants tinguin correu electrònic i pàgina web i/o blog. Aquest objectiu està encaminat a aconseguir un futur portal d'entitats de la ciutat.

• Incorporar a la Mostra la possibilitat de connexió a internet i promoure l'ús de les noves tecnologies en la dinamització dels estands de les entitats.

• Consolidar la figura del portantveu de la Comissió d'Activitats al Plenaris de la Mostra d'Entitats.

Població objectiu i abast territorial (districte, barri, etc.)

D'una banda, els destinataris de la VI Mostra són totes les associacions i entitats cíviques, sense afany de lucre de la localitat, registrades al Registre municipal d'entitats. És convenient també, establir, amb el vist i plau de l'Ajuntament i el Plenari d'Entitats, el procés de participació d'entitats de la ciutat que no estan registrades en el registre municipal però tenen la seva seu social al Prat, sent el seu objecte i àmbit d'actuació preferent el propi municipi; en el cas que ho sollicitin.

També en són destinataris tots els ciutadans i totes les ciutadanes del Prat, així com públic en general que assisteixi al recinte firal de Cal Gana.

Vinculació amb altres programes o actuacions

Implementació

Fases i principals línies d'actuació

La Mostra d'Entitats del Prat de Llobregat es dota d'una organització que persegueix la participació de tots els collectius implicats en tot el procés (disseny, programació, execució, avaluació). Amb aquest objectiu, es proposa una normativa bàsica que preveu dos òrgans de govern:

a) Plenari
b) Comissió d'Activitats

Aquests dos òrgans, per tal d'organitzar la VI Mostra, es van reunir des de juliol del 2008 fins al gener del 2009.

De la implementació de la Mostra se'n deriven les següents fases i actuacions:

- Reunió Informativa abans de l'estiu: Breu memòria de la 5a Mostra d'Entitats; propostes de millora per a la 6a edició; normativa de la 5a Mostra; calendaris de plenaris i comissions i lliurament de fulls d'inscripció.

- Primer Plenari: Constitució del Plenari; nomenament dels membres de la Comissió d'Activitats; informació sobre les propostes d'estands i activitats presentades; característiques tècniques dels espais de la Mostra; lliurament del calendari de sessions dels òrgans (Comissió d'Activitats i Plenari).

- Primera Comissió d'Activitats: Calendari del programa d'activitats.

- Segona Comissió d'Activitats: Distribució d'estands; distribució d'activitats; aplicacions de la imatge de la 6a Mostra d'Entitats del Prat.

- Tercera Comissió d'Activitats: Distribució d'activitats definitiva.

- Segon Plenari: Distribució de l'espai; distribució de les activitats; propostes de la nova imatge de la Mostra; aplicacions de la imatge de la Mostra.

- Quarta Comissió d'Activitats: Última revisió del programa d'activitats; últimes versions de la imatge de la Mostra.

- Tercer Plenari: Revisió de qüestions logístiques de la Mostra (accessos, material, horaris de muntatge d'estands i producció d'activitats).

- Quart Plenari: Avaluació de la Mostra i conclusions per a l'edició següent.

Actors que hi han intervingut

Nom	Tipus	Fase en la qual intervé	Tipus d'intervenció
Diputació de Barcelona	Administració autonòmica	Implementació	Recursos financers (finançador)
Entitats i consells	Entitats i associacions	Totes	Participant
Descripció de l'actuació en la pràctica: Estan especificades (Entitats i consells participants) a la documentació adjunta.
Trànsit Projectes	Empresa	Més d'una fase	Presta el servei (gestor)
Descripció de l'actuació en la pràctica: Gestió de la Mostra.
Àrea d'Esports, Serveis Socials i Salut Pública de l'Ajuntament del Prat	Administració local	Totes	Organitzador
Àrea de Cultura, Educació i Promoció Cívica de l'Ajuntament del Prat	Administració local	Totes	Organitzador

Recursos econòmics

Total euros per període

63.000€

Característiques generals del finançament (períodes, tipus...):

Gestió del procés participatiu 14.000
Assessorament en les noves tecnologies 2.500
Disseny de la imatge gràfica 3.500,00
Producció de la mostra 10.000
Audiovisual Mostra 4.000
Anuncis entitats 1.000
Impressió de tríptics 1.500
Logística Projeccions 8.000
Logística Mostra 9.500
Espais Consells, projectes i web municipal 4.500
Cobertura WIFI 4.500,00

Llista de recursos econòmics

Nom de l'ens	Modalitat de l'aportació	Període de finançament		Quantitat	Observacions
		Des de	Fins a
Ajuntament del Prat de Llobregat	Fons propis	01/01/2008	01/01/2008	31.500

Recursos humans

A banda dels òrgans de govern (Plenari i Comissió d'Activitats), la Mostra compta amb un equip tècnic que desenvolupa i executa les decisions preses.

L'òrgan de gestió de la Mostra està format per:
- El Tinent d'alcalde de l'Àrea d'Esports, Serveis Socials i Salut Pública.
- El Tinent d'alcalde de l'Àrea de Cultura, Educació i Promoció Cívica.
- La Cap de la secció d'Esports.
- El Cap de la secció de Programes.
- Una administrativa.
- Un representant de Trànsit, empresa que dinamitza la Mostra.

Normes i mecanismes de participació implementats

Les passades edicions de la Mostra d'Entitats han consolidat els processos participatius, tant en el disseny de les activitats com en la logística i funcionament general de la Mostra. Per tal de dur a terme aquest procés, la Mostra es dota de dos òrgans participatius:

Plenari d'entitats:
En poden ser membres totes les entitats del Prat que ho desitgin, que estiguin al Registre municipal d'entitats i que participin a la Mostra en qualsevol de les seves modalitats. També n'és membre una representació de l'Ajuntament, així com una representació de l'empresa que ajuda en tot el procés d'organització i funcionament. La funció principal del Plenari és la de ratificar els criteris i normes d'accés a la VI Mostra d'Entitats, de les entitats que ho solliciten, la de distribuir espais i la de programar activitats. Es reuneix, aproximadament, una vegada al mes.

Comissió d'Activitats:
Els criteris de composició de la Comissió d'Activitats són els següents:
a) Hi ha un màxim de 12 entitats membres del Plenari representades a la Comissió. Els criteris de formació de la Comissió atenen a:
1r: Inscripció en el termini establert.
2n: Proporcionalitat dels àmbits d'actuació.
3r: Prioritat a noves incorporacions.
b) Tasques dels membres de la Comissió d'Activitats:
Participar a totes les reunions convocades per la Comissió.
Aportar criteris neutres en les decisions de la Comissió, tant en les propostes de distribució dels estands com en les de programació.
La Comissió pot escollir un membre de les entitats que actui com a representant i interlocutor de l'òrgan, a les reunions del plenari.
c) Es vetlla per la màxima heterogeneïtat d'àmbits d'actuació representats (Cultura, Esports, Joventut, Gent Gran).
d) La Comissió realitza la distribució dels estands i la selecció d'activitats en funció dels següents criteris:
Ordre d'arribada al registre municipal.
Heterogeneïtat dels àmbits d'actuació.
Característiques de les activitats (durada, públic al que va dirigit, necessitats tècniques, etc.)
e) Les decisions relatives a Normes d'accés, Distribució d'espais i Programació s'eleven al Plenari per a la seva ratificació.
f) La Comissió d'Activitats es reuneix en funció de les necessitats de tancament de la programació.
g) La Comissió escull un representant que exerceix de portaveu de les entitats al Plenari.
En forma part, també, una representació municipal, així com un representant de l'empresa encarregada d'assessorar i donar suport a tot el
procés d'organització i funcionament.

Resultats

Descripció dels productes assolits

En la VI Mostra han participat un total de 76 entitats, inclosos consells municipals i agrupacions. S'han portat a terme un total de 42 activitats (20 a la sala d'actes, 13 a l'exterior del recinte i 9 a l'espai polivalent), dues més que l'any passat.

Han visitat la Mostra 57.066 persones, unes 25.000 més, aproximadament, en comparació amb les dades de l'edició de l'any anterior. D'aquestes, 47.037 han visitat el pavelló dels estands, i unes 10.092 han presenciat algun dels actes o activitats.

La diversitat que caracteritza el teixit associatiu del Prat s'ha fet tangible a l'espai de la Mostra. 76 collectius, tots amb objectius diferents, edats diverses, ritmes d'activitat variables, han generat una dinàmica complexa, però alhora molt estimulant. Durant tres dies, totes aquestes persones han conviscut al recinte firal i han contribuït a la creació d'un espai especial i alhora representatiu de la ciutat sencera.

Documentació produïda (informes, memòries, projectes, material de difusió...)

Nom	Tipus	Data	Disponibilitat	Documentació adjunta
Valoració VI Mostra d'Entitats del Prat de Llobregat	Memòria	21/01/2009	Sí disponible	memoria final 6 Mostra.pdf
VI Mostra d'Entitats del Prat de Llobregat	Projecte	02/04/2008	Sí disponible	Projecte 6 Mostra 2008.pdf

Difusió de la pràctica

- Revista El Prat: 27.000 exemplars (article de 3 pàgines)
- Programa: 15.000 exemplars. La distribució va ser la següent:
- Equipaments ciutat: 2.000
- CEIP i IES: 5.000
- Entitats: 2.000
- Mostra: 6.000
- El Prat Ràdio.
- Programes informatius durant la Mostra
- Seguiment de les activitats de les entitats durant la Mostra
- Projecció del DVD amb les imatges de les entitats a l'espai de projeccions de la Mostra
- Projecció de vídeo amb un recull de la presència de les entitats del Prat de Llobregat a Internet
- DVD de la Mostra, on es recull tota l'activitat generada durant els tres dies
- Cobertura al Prat TV
- Pàgina web municipal. Estadístiques de visites entre el 15/08/2008 i el 31/12/2008.

Avaluació

Tipus

Interna

Ens

Plenari d'avaluaci�

Principals conclusions

Punts forts de la pràctica

- Elevat grau de satisfacció, tant de les entitats com de l'equip d'organització de la Mostra.
- Alt grau d'implicació de les entitats en tots els moments de la Mostra (abans, durant i després).

Punts dèbils de la pràctica

- Les entrades i sortides del pavelló són un punt a millorar. Moltes entitats destaquen que en alguns moments s'han creat embossaments i demanen més control.
- La distribució dels estands ha estat criticada. El recorregut proposat ha acabat aïllant uns 10 estands, que han quedat molt separats del flux de visitants (aquesta queixa és la que més freqüentment es troba en les fitxes d'avaluació: 9 fitxes). Una entitat valora que la distribució d'estands, aquest any, ha estat millor que la de l'any anterior.
- Es demana, en general, que l'espai sigui més gran.
- La connexió a Internet sense cable ha estat molt deficient.
- Algunes entitats han patit fred a causa de la proximitat a les portes d'accés o de sortida.

Propostes de millora de la pràctica

- Cal evitar que les entitats es retardin en la inscripció, ja que això genera problemes organitzatius pel que fa a disseny de l'espai, distribució d'estands, programació d'activitats, contractació de mobiliari, edició d'elements de difusió, etc.
- Cal dissenyar el calendari de treball de la Mostra tenint en compte les necessitats de producció i coordinació amb Fira Avícola (contractes d'infraestructura) i el procés participatiu amb les entitats (informació, inscripcions, organització, presa de decisions).
- S'ha de millorar el seguiment del muntatge i la coordinació amb les entitats, amb una nova eina de seguiment, com ara la fitxa informativa de recordatori de la informació necessària per a les entitats.
- El control d'accés ha estat un punt problemàtic. Cal evitar situacions que puguin generar embossaments o situacions tenses a l'entrada.
- És necessari ordenar la dimensió i les responsabilitats del conjunt de professionals de la Mostra i la Fira. Cal més coordinació en el disseny i en l'execució de l'activitat.
- Cal revisar els contractes de dinamització d'entitats, imatge i producció de la Mostra, per tal d'ajustar els serveis i el proveïment a les necessitats reals de l'organització.
- Es proposa que els agents municipals que intervenen en l'esdeveniment de la Fira Avícola (Fira, Mostra, estand municipal) elaborin un projecte comú de disseny i ús del recinte, així com de coordinació en la programació d'activitats.