El projecte va sorgir de la necessitat de gestionar cada any més de 16.000 famílies de la comarca del Baix Llobregat que tramiten cada curs escolar, i en el termini màxim d’un mes, la sol·licitud d’ajut individual de menjador escolar. Tanmateix, arrel de la pandèmia, la necessitat de generar un mecanisme més senzill i que no requerís la presencialitat encara es va fer més palesa.

Fins l’any 2020, aquestes sol·licituds es tramitaven presencialment i les dades es validaven manualment dins d’un aplicatiu de codi lliure fet a mida, en endavant PIGAIM, encarregat de la gestió i explotació d’aquestes dades.

Va ser prioritari també apropar a la ciutadania a l’administració electrònica d'una manera àgil i senzilla. La no necessitat de disposar d’un certificat local ni coneixements d’informàtica previs per a la seva instal·lació i configuració era obligat si volíem arribar a totes les famílies que sol·liciten aquest tipus d’ajudes.

Població: Ciutadania en general.

Territori: Baix Llobregat.

Arrel de la pandèmia de la Covid-19, la necessitat de realitzar tràmits només per via telemàtica es va fer imprescindible.

En el cas d’ajuts individuals de menjador escolar, 16.000 famílies tramitaven la sol·licitud de forma presencial.

El primer pas va ser aconseguir tramitar aquesta sol·licitud de manera totalment telemàtica. La solució passava per, un cop desada la sol·licitud, es convertia en un arxiu pdf. Al mateix temps, totes les dades d’aquesta sol·licitud eren inserides dins de l’aplicatiu de gestió PIGAIM.

El segon pas consistia en signar aquesta sol·licitud en pdf per a donar-li validesa legal i validar així totes les dades desades dins de PIGAIM per a la seva gestió i explotació.

Una opció passava per a enviar aquesta sol·licitud al ciutadà i que la retornés signada digitalment però, la complexitat d’aquest procediment fomentaria una bretxa digital entre famílies.

Així, es va contactar amb ValidatedID per a trobar una solució de signatura sense necessitat de disposar d’un certificat digital en local per part del ciutadà.

Després de valorar els seus productes, es va decidir utilitzar la seva solució de Signatura Remota VidSigner que genera un certificat digital temporal en el mateix moment de signatura amb validesa per a tot un any.

Per tant, es va connectar PIGAIM amb la seva API i es van programar els crons a l’aplicatiu per a enviar i rebre les sol·licituds signades. D’aquesta manera es va completat tot el procés.

4.000 €

4.000 € per curs escolar

L’equip de desenvolupament el formen dos tècnics informàtics del propi Consell Comarcal amb l’ajuda i col·laboració de l’àrea d’Ensenyament per a establir els criteris, funcionalitats, etc.

Certificació VidSigner de ValidatedID.

Creació del Programa PIGAIM, l'aplicatiu de gestió d’ajuts individuals de menjador escolar amb signatura remota: durant el curs escolar 2021/2021 s'han gestionat més de 16.000 sol·licituds.

S’ha assolit la tramitació totalment telemàtica de les sol·licituds d’ajuts individuals de menjador escolar d’una manera àgil i senzilla per al ciutadà. Estalviant paper i desplaçaments. Alhora, s’ha traslladat aquesta experiència a altres àmbits o actuacions. Permetent connectar qualsevol aplicatiu propi o fet a mida al procés de signatura remota.

L’aplicatiu ha tingut un impacte molt positiu per als usuaris/es que tramiten aquests tipus de sol·licituds, doncs durant el curs 2021/2022, totes s’han fet a través d’aquest sistema, facilitant el tràmit i optimitzant els recursos.

Tanmateix, l’aplicatiu ha suposat un estalvi de temps, com de paper, fet que suposa un gran avantatge amb la realització del tràmit telemàticament. A més, es minimitzen els errors al no haver d'introduir les dades de forma manual que, en el cas del Consell Comarcal del Baix Llobregat, es tramiten més de 16.000 beques cada curs escolar en el termini d’un mes.

S’ha realitzat conveni de col·laboració amb tres consells comarcals per a fer servir aquesta eina de gestió. En dos d’aquestes entitats, amb signatura remota inclosa per a la seva tramitació telemàtica.

Actualment hi ha demanda per a fer més convenis en aquest sentit.

Interna

Consell Comarcal del Baix Llobregat

L’aplicatiu ha permès donar resposta a la demanda dels usuaris/es de garantir una tramitació totalment telemàtica de les sol·licituds d’ajuts individuals de menjador escolar, que ha permès que durant el curs escolar 2021/2021 més de 16.000 sol·licituds presentades es fessin telemàticament.

Un dels principals punts forts ha estat la possibilitat d’integrar signatura electrònica remota amb qualsevol aplicatiu així com de facilitar l’accés de la ciutadania a l’administració electrònica sense disposar de certificat digital propi ni coneixements d’informàtica previs.

L’aplicatiu ha suposat un estalvi important de temps i recursos, alhora que ha permès evitar desplaçaments i la mecanització manual de les dades. Aquestes millores són rellevants en un context de pandèmia on poder evitar tràmits presencials era una prioritat.

També ha tingut un impacte en relació a l’ús del paper, un fet que en un context de crisi climàtica, mesures que treballin per la construcció d’un món més sostenible són molt importants.

El principal punt feble és la integració amb els registres i gestors de l’expedient, que ha necessitat d’utlitzar un registre auxiliar.

De cara al futur es té la intenció de treballar per poder integrar aquest aplicatiu amb els principals registres electrònics i més concretament amb idCat mòbil.

Es tracta d’una pràctica molt senzilla amb uns beneficis molt grans. Només cal connectar amb l’API de ValidatedID per a la signatura remota de documents.