La innovació i el canvi cultural semblen conceptes allunyats de les administracions públiques de principis del segle XXI, però les institucions actuals requereixen d’aquestes eines per fer front a les demandes socials, econòmiques i ambientals. L’Ajuntament de Viladecans, conscient d’aquesta realitat, té una trajectòria lligada a la innovació, duent a terme diverses iniciatives que han cercat noves formes d’adreçar problemes i activar l’ecosistema local. Tal i com es destacava a la Memòria de la candidatura de renovació de la distinció “Ciudad de la Ciencia y la Innovación 2018”, “la innovación se sitúa en esta estructura organizativa como un elemento imprescindible que caracteriza la detección y la concreción de las diferentes actuaciones y proyectos”. Malgrat aquestes experiències, no existia un projecte estructurat d’innovació interna que pogués transmetre una nova cultura corporativa.
Amb aquesta premissa, el 2019 l’Ajuntament de Viladecans aposta per un model d’innovació pública inspirat en la teoria dels cercles d’innovació que pretén crear cultura innovadora dins la organització, buscar la participació dels treballadors i treballadores, i fomentar la creativitat i la corresponsabilitat en la gestió de projectes.

Població: Tot i que fonamentalment es dirigeix al personal de l’Ajuntament de Viladecans, que és qui planteja i aplica les accions, qui se’n beneficia és tota la ciutadania.

Territori: Viladecans.

El Model d’Innovació de l’Ajuntament (MIA) és un projecte transversal. Per tant, es vincula amb tota l’organització i accions locals. Per citar alguns exemples, el Pla de Reactivació Local es va impulsar sota el paraigua del MIA; així com també existeix una relació directa amb l’Estratègia Viladecans 2030, que defineix el marc estratègic de la ciutat de cara al 2030 i la prepara per al 2050; i amb l’Agenda Urbana de Viladecans, que determina les accions estratègiques que la ciutat realitzarà per a aconseguir els objectius de desenvolupament i sostenibilitat marcats a nivell mundial per a l'any 2030. En aquest sentit, el principal propòsit de l’Agenda Urbana és el de contribuir a aconseguir els Objectius Estratègics i Objectius Específics de la mateixa des d'un context territorial, social, econòmic i ambiental local, i sobretot innovador.

Després d’un període de reflexió i amb la ferma decisió de crear un projecte estructural d’innovació interna, el 2019 el consistori de Viladecans va iniciar el plantejament del Model d’Innovació de l’Ajuntament (MIA). Aquest mateix any es van configurar els Comitès de Direcció (CD) per al període 2019-2023, involucrant més de 100 persones de l’organització. Entesos com a grups de treball formats per treballadors i treballadores municipals, el seu objectiu és el de construir el model d’innovació pública de l’Ajuntament, plantejant i executant projectes concrets de ciutat.

Els CD suposen una eina per articular mecanismes i processos innovadors dins l’Ajuntament de forma estructurada, per tal d’assegurar la consecució dels objectius estratègics com a administració pública i contribuir a generar cultura corporativa. Es van definir 4 CD en funció dels eixos estratègics de l’Ajuntament i amb 24 projectes de ciutat alineats als ODS:

- CD d’Innovació Digital i Planificació Estratègica: La missió d’aquest CD és transformar l’Ajuntament en una administració moderna, digital i oberta, capaç d’oferir uns serveis d’alta qualitat, més eficients i centrats en l’usuari per tal que siguin fàcils, àgils i autogestionables. D'aquesta manera, milloraran tant la qualitat del treball dels treballadors municipals com del servei per a la ciutadania.
- CD d’Innovació Educativa: Reforçar el paper de Viladecans com a ciutat educadora. Aquesta és la missió del CD d'Innovació Educativa, per la qual consolidarà una estratègia educativa innovadora i inclusiva. Aquesta, a més, s'inserirà en tots els àmbits de l’actuació municipal i en l'entorn dels agents educadors del territori, posant el focus en la resposta a nous reptes educatius i la generació de noves oportunitats per a tota la ciutadania.
- CD d’Espai Públic: La missió del Comitè de Direcció d'Espai Públic és una tan important com fer del nostre espai públic un entorn saludable, segur i inclusiu, que estimuli l’aprenentatge i que afavoreixi una ciutat neutra en emissions de CO2. Per això, el comitè ha encetat, principalment, projectes destinats a aproximar la ciutat amb els entorns verds i rurals, i que contemplen una major naturalització del nucli urbà, la creació d'un bosc urbà a la falda de Sant Ramon o la promoció de l'agricultura urbana.
- CD de Transició Ecològica i Economia Urbana: El CD de Transició Ecològica, Econòmica i Urbana busca consolidar el posicionament de Viladecans com a ciutat pionera en la governança de la transició ecològica. Ho farà, a més, assegurant-se que reverteix en la qualitat de vida de la ciutadania, tot comptant amb la col·laboració d’agents externs.

El primer pas per a la posada en marxa d’aquests CD va ser la definició d’una visió d’innovació que donés sentit i servís de guia al procés intern que s’encetava: “Transformar l’Ajuntament en una organització proactiva, que crea noves formes de col·laboració ciutadana millorant la qualitat de vida de la ciutat de forma sostenible i fent sentir l’orgull de formar-hi part”.

Les principals funcions assignades al CD són:
• Crear una estratègia definida (creada o renovada), amb missió pròpia, en cadascun dels quatre eixos estratègics.
• Ser espais d'inspiració i creativitat on compartir tendències, bones pràctiques i aprenentatges.
• Dirigir, monitoritzar i avaluar projectes estratègics per a la organització.

Cada Comitè de Direcció, impulsa diferents Grups de Treball per cadascun dels projectes. Aquests Grups de Treball estan constituïts per una persona responsable i un equip de treball i tenen la funció de dissenyar i impulsar projectes concrets.
Així mateix, per contribuir a la realització del Model d'Innovació Pública i els ODS, cada comitè s'ha autoimposat una missió d'acord a uns valors, la qual s'assolirà mitjançant projectes innovadors de ciutat. El grau d'èxit d'aquests últims es monitoritzarà a través d'una bateria d'indicadors pròpia de cada projecte, i que mesuraran, a grans trets, el procés, el progrés, l'impacte, la comunicació i el compliment amb els ODS de cada un.
A més, per garantir que les missions arriben a bon port, els comitès no es limitaran només a un intercanvi de coneixements entre departaments municipals, sinó que també tindran en compte projectes d'altres organitzacions i empreses privades innovadores per inspirar-se.

La creació i el desenvolupament d’aquests Comitès de Direcció han donat pas a la configuració del MIA, acrònim del Model d’Innovació de l’Ajuntament de Viladecans.

El MIA es desenvolupa a través de 3 principis per a la pràctica de la innovació i 7 components o vectors que donen forma al model. Es tracta d’un exemple del procés “inductiu” ja que es parteix d’una realitat ja existent i en funcionament per construir un model propi d’innovació.

23.000€

El finançament s’ha destinat principalment al:

- Servei de secretaria tècnica
- Servei de creació i disseny de la imatge i elements de comunicació
- Servei de producció de materials
- Servei d’honoraris de professionals per les sessions d’inspiració.

Els recursos humans utilitzats han estat els propis de l’Ajuntament i externs a través de concurs públic, per cobrir els serveis de secretaria tècnica. Pel que fa als Comitès de Direcció, cadascun d’ells està integrat per més de 8 persones de l’àmbit més alt de l'Ajuntament, dirigides per un tinent o tinenta d'alcalde responsable de la direcció política i de la coordinació amb la resta de membres del Govern Municipal. Concretament, els equips dels comitès estan formats per tècnics i tèniques de l'Ajuntament, gerents municipals, directors i directores d'àmbit i líders polítics, tots ells amb habilitats demostrades i una dilatada experiència en els seus camps.

La participació s’ha fet a través de sessions presencials o telemàtiques. A més, s’ha definit un mecanisme de comunicació interna a través de la definició d’un grup d’early adopters, anomenats MIA Ambassadors.
A les prop de 120 persones vinculades al MIA, se’ls va oferir la possibilitat de postular-se voluntàriament per ser ambaixadors del projecte. És a dir, per a transmetre i comunicar internament el procés de transformació organitzativa de l’Ajuntament.
L’estratègia va ser crear nodes de comunicació descentralitzats per actuar com a transmissors de la informació identificant persones innovadores i comunicadores dins l’ecosistema MIA. Un sistema de governança descentralitzada a través dels MIA Ambassadors, que tenen la missió de liderar, animar i fomentar el diàleg intern entre totes les àrees, cuidant l'eficàcia de tot el procés de comunicació.
Tot i acceptar el compromís amb les tasques comunicatives, no hi ha cap formalisme a l’hora de difondre el projecte perquè es vol evitar una sobrecàrrega de feina a aquestes persones voluntàries. Ans al contrari, es busca fer sentir les persones implicades com a valuoses. Les eines de difusió són diverses i cadascú tria la que millor s’adapta a la seva relació dins l’ecosistema organitzatiu: a través de converses amb companyes/es d’àrees, cafès o xerrades informals, reunions d’equips, missatges de Whatsapp... Val a dir que inicialment es van apuntar una desena de persones voluntàries i actualment ja en són més de 20.
Pel que fa al seguiment del projecte, existeix una aliança entre l’equip de coordinació i la secretaria tècnica.

El principal producte de l’experiència és la creació d’un model propi que dona resposta als reptes de canvi i transformació organitzacional de l’Ajuntament: el Model d’Innovació de l’Ajuntament (MIA).

La difusió del Model d’innovació de l’Ajuntament de Viladecans ha tingut en compte la mirada interna, dins l’organització i externa, per a inspirar altres administracions locals.

En aquest sentit, les mencionades figures de MIA Ambassadors fan difusió interna en diferents formats i esdeveniments segons els seus perfils. Per exemple: les direccions aprofiten les sessions de coordinació d’àmbit, les reunions formats periòdiques, etc., mentre que el personal tècnic pot fer servir una reunió de seguiment de projecte per disseminar els continguts del model. D’altra banda, des de la Secretaria Tècnica i coordinació general del MIA s’organitzen sessions d’inspiració periòdiques per aportar nous continguts innovadors a l’ecosistema, a més d’altres sessions o tallers específics.

En relació a la difusió externa, és la gerència municipal, la direcció, la secretaria tècnica i la coordinació general del MIA qui s’encarrega de difondre en diferents fòrums els continguts del Model. D’aquesta manera, el projecte s’ha presentat a fires, congressos, xerrades, taules rodones, etc. per poder compartir amb altres professionals públics i privats aquesta metodologia.

En el mon acadèmic també es vol aportar el coneixement adquirit i per això s’ha preparat un article de caràcter científic amb la descripció del model, les metodologies, resultats, etc., que un cop validat, s’adreçarà a diverses revistes científiques.

A finals de 2021 Viladecans va rebre el premi CNIS -Congrés Nacional d’Innovació i Serveis Públics- al millor projecte consolidat d’innovació pública d’Espanya.

El model d’innovació de l’Ajuntament de Viladecans està aconseguint dur a terme canvis interns i externs en els diferents nivells conceptuals que estableixen les teories de la innovació pública:

- És l’embrió de nous productes i serveis dins l’organització.
- Suposa la posada en pràctica de nous processos dins l’Ajuntament a nivell de gestió interna.
- Trenca amb la visió d’organització vertical, individual i burocràtica, afavorint equips de treball transversals, multidisciplinars i dinàmics amb espais de conversa i presa de decisions nous.
- Ha creat valor d’impacte cap a la ciutadania a través de la definició d’unes missions per a cada CD que tenen en compte la contribució a la millora de la qualitat de vida de la ciutadania.

A més, ha facilitat una primera experiència de comunicació interna amb impacte directe en la cultura corporativa, a través d’un programa de divulgació entre les més de 100 persones que formen part de l’ecosistema MIA.

Mixta

Coordinació general del MIA amb la Secretaria Tècnica

Les transformacions produïdes des de la posada en marxa del projecte han estat la consecució d’una visió compartida i alineada sobre el nou model de treball intern basat en la innovació; la gestació de nous productes i serveis dins de l'organització; una metodologia de treball ben definida quant a objectius, governança i funcionament i millores en l'àmbit de la difusió i comunicació.

Tot plegat ha estat conseqüència del camí emprès per l’Ajuntament per abordar, a partir d’un nou model de treball intern, projectes estratègics en àmbits concrets però transversals, com la naturalització de la ciutat, el canvi en la recollida dels residus, la pacificació d’entorns escolars o l’impuls de comunitats energètiques enfront de l’actual mercat elèctric.

El Model d’Innovació de l’Ajuntament (MIA) destaca pel disseny i la posada en marxa d’una estratègia global d’innovació a la institució, la incorporació de sistemes de gestió de la innovació, els plans de gestió del canvi, la innovació organitzativa, la captació de talent, el relleu generacional i la innovació social.

A més, disposa d'un mecanisme d'avaluació molt potent en què s'ha valorat el perfil innovador de les persones líders de projecte per tal de determinar les potencialitats i necessitats de l’ecosistema impulsor dels projectes. La metodologia ha consistit en realitzar una enquesta amb preguntes obertes i tancades; la percepció del MIA en relació a punts forts i febles, mecanismes emprats, relacions entre els diferents perfils de l’ecosistema, etc. La metodologia ha consistit en enquesta semestral a tot l’ecosistema MIA (més de 120 persones) amb preguntes obertes i tancades. Un cop es disposa dels resultats, s’apliquen els ajustos que es veuen necessaris. I la monitorització dels 24 projectes demostradors segons el seu grau d’execució.

- La comunicació interna del MIA requereix de canals propis que encara no estan disponibles.
- Les càrregues de treball de les persones que formen part de l’ecosistema fa que de vegades no es pugui assistir a reunions i fites importants pel desenvolupament del MIA.
- Alguns perfils de l’ecosistema es veuen encara allunyats d’algunes metodologies i aspectes del MIA, pel seu propi rol en l’ecosistema.

- La transformació digital que està impulsant l’Ajuntament de Viladecans permetrà la generació d’una comunitat més i millor relacionada.
- La detecció del perfil innovador de les persones de l’ecosistema (que s’ha iniciat amb l’avaluació del perfil dels Líders de projecte), motivarà noves solucions.
- L’acompanyament adreçat a les persones més allunyades del MIA pel seu propi rol (més tangencial a l’ecosistema).

La proposta de Viladecans és replicable en tots aquells ajuntaments o organitzacions que vulguin fomentar i -sobretot- consolidar la cultura innovadora tot entenent-la com una política pública prioritària, que generi oportunitats de progrés en moments difícils. La instauració d’aquesta a mig i llarg termini és clau per afrontar les necessitats dels municipis, lluny de l’imprevisió i la improvisació.