Accions formatives: L’Ajuntament de L’Hospitalet té la voluntat de promoure i millorar la governança de les dades per tal de generar coneixement institucional que sigui útil en la formulació de les polítiques públiques i en la presa de decisions. Es vol afavorir un ús més eficient i ètic de les dades que permeti la innovació en els serveis que s’adrecen a la ciutadania. Per aconseguir una organització guiada per les dades, però, entre d’altres aspectes és imprescindible que els empleats municipals comptin amb una formació adequada en aquest àmbit. De fet, el Pla Nacional de l’Agenda Digital 2025 situa entre els seus eixos estratègics reforçar les competències digitals dels empleats i de la ciutadania en general. Una aposta que està alineada amb la Comunicació sobre l’Estratègia Europea de Dades, que va elaborar la Comissió Europea al febrer del 2019. En aquest context, l’Ajuntament de L’Hospitalet ha impulsat diverses iniciatives, que han donat com a resultat el disseny i la implementació d’un Pla formatiu en l’àmbit de les dades per a treballadors municipals.

Accions materials i de divulgació: la visualització tindrà un pes cada cop més destacat en qualsevol projecte que impliqui el treball amb dades. Per aquest motiu, l’Ajuntament de L’Hospitalet pretén avançar-se a les necessitats presents i futures de l’organització facilitant recomanacions i unificant criteris a l’hora de representar gràficament les dades, especialment quan aquestes tenen una difusió externa. Aquesta necessitat en els equips de treball de l’ajuntament ha afavorit que els recursos materials i de divulgació inclosos en la Caixa d’eines s’hagin centrat inicialment en l’àmbit de la visualització de dades. L’aposta per afavorir la representació gràfica de les dades forma part de la filosofia de treball de l’Ajuntament de L’Hospitalet. Un exemple és que la visualització es va incorporar com un dels elements clau del projecte de dades obertes, amb l’objectiu de facilitar la comprensió i la transparència de l’acció municipal.

Població: Empleats de les diverses àrees municipals que actualment treballen recopilant, fent el tractament, l’anàlisi i/o la representació de dades i persones de l’organització que actualment no tenen cap rol o funció assignada en l’àmbit de les dades, però que vulguin iniciar-se en aquesta especialització per adquirir-ne nous coneixements o per impulsar projectes als seus departaments. La Guia de pautes gràfiques i estil de visualització de dades s’adreça inicialment a tots els departaments municipals a l’hora d’elaborar productes que inclouen dades. No obstant, en tant que la Guia de pautes gràfiques i la Guia de visualització de dades són accessibles des de la pàgina web municipal i tot el contingut de l’obra està sota llicència Creative Commons amb reconeixement, la ciutadania les pot consultar.

Territori: L’Hospitalet de Llobregat.

A nivell general la pràctica està vinculada al Pla de Digitalització de les Administracions Publiques 2021-25, que inclou entre els seus objectius estratègics l’impuls de les polítiques públiques basades en dades i la modernització de la seva gestió.

A nivell local, la iniciativa està vinculada amb l’objectiu de ciutat número 4 del PAM 2020-23, “Nova institució, nova governança” amb el que es pretén promoure una administració proactiva, innovadora, oberta, transparent, participativa i amb qualitat democràtica.

I, des d’un punt de vista més concret, totes les accions de la caixa d’eines estan interrelacionades entre sí.

Línies d’actuació:

- Accions formatives.
- Accions materials i de divulgació.
- Accions organitzatives.
- Accions tecnològiques.

Accions formatives: A partir del segon trimestre del 2020, l’ajuntament va fer una tasca per identificar els coneixements i les destreses professionals vinculats al món de les dades que són necessaris per a les persones al servei de les administracions públiques del futur. Dels resultats d’aquesta recerca, es van identificar com a continguts prioritaris la integritat i l’ètica en l’ús de les dades; l’adquisició de nocions pel que fa a la captura, el tractament i la reutilització de dades; la millora de l’anàlisi de dades; la introducció de l’analítica avançada en els processos de decisió, així com la representació i la comunicació visual de les dades.
Per aquest motiu, al setembre de 2020, l’Àrea d’Alcaldia-Presidència va impulsar conjuntament amb el Servei de Planificació i Desenvolupament dels Recursos Humans una proposta formativa per a empleats municipals centrada íntegrament en l’àmbit de les dades. La proposta tenia les característiques següents: era “transversal”, ja que havia de ser útil per al màxim nombre d’empleats i departaments municipals; “progressiva”, en la mesura que permetria anar adquirint coneixements i destreses segons les competències prèvies de les persones; “integral”, ja que abordaria els principals perfils professionals relacionats amb les dades i “col·laborativa”, en la mesura que el Pla formatiu s’acabaria definint amb la participació de les persones de l’organització.
En aquesta línia, la proposta formativa inicial es va sotmetre a la consideració dels empleats i dels comandaments de l’Ajuntament a fi de conèixer el grau d’interès en les accions proposades i detectar-ne possibles mancances o altres necessitats. Igualment, la consulta havia de ser útil per prioritzar la realització d’unes o altres accions, així com per estimar la possible demanda dels diferents cursos. Durant la primera quinzena de desembre del 2020 es va enviar un qüestionari electrònic al conjunt de la plantilla municipal i, en paral·lel, un altre qüestionari al personal directiu, als caps de servei i cossos amb habilitació de caràcter nacional en què es formulaven diverses preguntes en relació amb la proposta inicial. La taxa de resposta entre els treballadors municipals va ser del 18 % i entre els comandaments, del 42,5 %.
Juntament amb l’anàlisi de la percepció dels empleats i comandaments, a l’abril del 2021 l’ajuntament va aplicar un Model per mesurar la Maduresa Digital de l’organització. Un dels objectius era identificar la situació basal abans de l’aplicació del Pla formatiu en l’àmbit de les dades i, per tant, disposar d’un valor de referència per mesurar l’impacte de l’acció un cop que els diferents cursos s’haguessin posat en marxa. Els resultats de l’índex van posar de manifest que l’organització comptava amb un nivell intermedi de maduresa digital (51,5 sobre 100 punts), amb els valors més baixos a la dimensió de “Personal i cultura organitzativa” (43,8).
Després de consultar els empleats i comandaments de l’organització i de mesurar el grau de Maduresa Digital de l’ajuntament, es va plantejar la proposta definitiva del Pla formatiu en l’àmbit de les dades.

La materialització física de la Caixa d’eines a través de la intranet municipal s’ha dut a terme al gener del 2022, si bé algunes de les accions del projecte s’estaven impulsant ja des del segon trimestre del 2020. La Caixa d’eines té vocació de permanència dins l’organització i s’espera que, en el futur, vagi creixent amb la incorporació i millora contínua dels recursos de l’Espai en l’àmbit de les dades de la intranet municipal.

51.628€

De 2020 a 2022.

Pel Pla de formació

Docents interns (Ajuntament): 2
Docents externs: 8
Personal del Servei de RRHH: 2
Personal de la Direcció Governança dades i coneixement institucional: 1
Personal TIC: 1
Resta de personal participant a la resta d’eines:
Personal del departament TIC: 1
Direcció Governança dades i coneixement institucional:4
Servei d’Imatge Corporativa i RE: 2

Les formacions es realitzen a les instal·lacions de l’Ajuntament, concretament, a l’aula per a formacions de la què disposa Recursos Humans.

La formació realitzada durant la pandèmia es va fer a través de canals online.

Grups de treball: Per al disseny de les guies es va contractar una empresa especialitzada que va crear un grup de treball amb personal del Departament d’Alcaldia i del Departament d’Imatge per a unificar criteris i per treballar de forma conjunta i consensuada els diferents temes que havien d’aparèixer a les formacions. A banda, es va entrevistar a personal de totes les Àrees Municipals, per tenir en compte les principals necessitats i instruments de visualització requerits i utilitzats. Aquesta informació va ser útil per elaborar les plantilles corporatives de visualització de dades.
Enquestes d’opinió: per al disseny del Pla de formació
Avaluació: tots els participants als cursos de formació han avaluat la formació rebuda.

Accions formatives:
Oferta formativa: 17cursos (inclou els que han requerit més d’una edició per excés de demanda)
Nombre de participants: 217 (cada treballador pot inscriure’s a més d’un curs)
Nombre de treballadors formats: 128.
Materials elaborats: 13 (materials associats als cursos)
Valoració mitjana dels cursos: 8

El Pla s’ha desenvolupat en 2 cursos acadèmics: de setembre de 2021 a juny de 2022 i de setembre de 2022 a juny de 2023.

Accions materials i de divulgació:
- Guia de visualització de dades de L’Hospitalet.
- Guia de pautes gràfiques i estil de visualització de dades
- Plantilles corporatives
- Banc de logotips corporatius, icones i mapes de la ciutat
- Recull de recursos externs

- Espai de visualització de dades de la pàgina web municipal.
- Visualitzacions realitzades per les àrees i publicades a l’espai de visualització

Accions organitzatives:
- Materialització física de la Caixa d’eines mitjançant la creació de l’Espai en l’àmbit de les dades de la intranet municipal
- Circuits en matèria de governança de les dades i Xarxa interna en l’àmbit de les dades
- Acord de JGL d’aprovació de les dues Guies de visualització i les plantilles corporatives

Accions tecnològiques:
- Posada a disposició de recursos tecnològics en l’àmbit de les dades i la visualització (llicències)

Difusió Interna (al personal municipal): a través d’escrits interns, a la intranet i a la
- Guia de visualització i del Pla formatiu
- Acord de la JGL
- Pla formatiu i cursos inclosos al Pla
- Caixa d’eines

Difusió externa:
- Notes de premsa i publicacions a les xarxes socials.
- Escrits institucionals de les Guies de visualització de dades o del Pla Formatiu a: FEMP, l’Escola d’Administració Pública de Catalunya, la Xarxa de Municipis i Províncies, l’Idescat o l’Oficina de dades del Govern Central, entre d’altres, per a difondre la iniciativa.

- Reconeixement de la Guia de visualització de dades com a bona pràctica FEMP.
- Premi Alfons Ortuño 2022 Categoria “Desenvolupament d’equips i de persones”.
- Reconeixement Top8 Rànquing mundial de visualització de dades.

La raó de ser de la Caixa d’eines és contribuir al desenvolupament dels equips i de les persones de l’organització a través de capacitar-los en el tractament, l’anàlisi, la visualització i la comunicació de dades, amb independència del lloc de treball que ocupen actualment o de l’àmbit sectorial en què desenvolupen la seva activitat. Amb la implantació efectiva de la Caixa d’eines es volen generar perfils professionals amb les competències pròpies d’administradors/es de dades, analistes de dades i artistes de dades, professions que seran decisives en les administracions públiques del futur. El fet que les persones de l’organització adquireixin coneixements i destreses en aquest àmbit es considera un factor clau d’èxit per aconseguir que l’Ajuntament de L’Hospitalet esdevingui una organització guiada per les dades, en què les decisions es prenen a partir d’evidències. L’aplicació d’un Model per mesurar la Maduresa Digital de l’organització a l’abril del 2021 (moment previ a la introducció de la Caixa d’eines) va revelar deficiències en els coneixements i les destreses dels treballadors municipals per afrontar el repte de la digitalització i el treball amb dades. S’espera que, una vegada transcorregut el temps suficient perquè s’hagi estès l’aplicació dels diferents recursos al conjunt de l’organització, s’observi un impacte positiu de l’actuació, quantificat com a la diferència entre el moment posterior a l’aplicació de les diferents accions (ex-post) i el moment previ (ex-ante).

L’aplicació de la Caixa d’eines, a més, afavoreix la participació i la col·laboració de les persones de l’organització; fet que es considera essencial per a una implantació exitosa d’aquest projecte i perquè els efectes es mantinguin a mitjà i llarg termini. La metodologia aplicada en el disseny de bona part de les accions ha comptat amb la consulta als empleats de les diferents àrees municipals. Per exemple, per reajustar i prioritzar els continguts del Pla formatiu en l’àmbit de les dades, per detectar necessitats de les àrees en matèria de visualització abans d’elaborar les Guies, per participar com a docents en alguna acció formativa del Pla, per compartir els productes de visualització de dades impulsades des dels seus departaments o per contribuir al creixement dels espais de la intranet i de la pàgina web.

La Caixa d’eines es considera un “projecte tractor”, que ha de servir de palanca per fomentar l’obertura de dades a l’Ajuntament de L’Hospitalet. Entre els diversos circuits que s’han previst per governar les dades de l’organització, n’hi ha un relatiu al procediment per compartir productes de visualització per difondre’ls al conjunt de la corporació, o bé, per a la ciutadania. S’ha establert com a requisit que, qualsevol visualització de dades comporti sempre l’obertura dels conjunts de dades que donen suport a aquell producte. L’instrument per publicar les dades serà el portal d’Open Data municipal.

Finalment, la creació d’una Xarxa interna en l’àmbit de les dades promou l’intercanvi entre departaments municipals. Aquest fet genera un major sentiment de pertinença a l’organització (es facilita el coneixement dels productes que elaboren altres àrees) i, alhora, genera coneixement institucional per orientar la presa de decisions.

Interna

Ajuntament de L'Hospitalet de Llobregat

El fet de contribuir -mitjançant l'extensió de la cultura de les dades- a una presa de decisions més informada es tradueix en una racionalització de la despesa pública, en la mesura que es poden adoptar accions més ajustades a les necessitats ciutadanes i a l'estat real dels serveis. Aquest fet permet assignar els recursos justos als àmbits en què cal prioritzar la intervenció pública i comptar amb una retroalimentació contínua del funcionament dels programes en què s’està invertint. La Caixa d’eines té un impacte positiu en la ciutadania en la mesura que la presa de decisions basada en dades comporta guanys d’eficàcia, d’eficiència i una millor cobertura de les necessitats i demandes ciutadanes gràcies a la generació de coneixement institucional. A més, s’afavoreix la transparència de l’acció municipal i el retiment de comptes. Finalment, el projecte té un impacte positiu en l’organització gràcies a la generació de nous perfils professionals capaços d’aprofitar tot el potencial de les dades, el reforç de la participació i la col·laboració entre departaments com a metodologia de treball, el foment de l’obertura de les dades municipals i l’increment del sentiment de pertinença a l’organització a causa que l’estratègia és compartida i consensuada per les diferents àrees municipals.

El caràcter innovador del projecte rau en el fet que parteix de la premissa que per aprofitar el potencial de les dades és necessari preparar les organitzacions públiques per a aquesta oportunitat i, específicament, els empleats com a factor clau d’èxit dins d’aquestes. La sostenibilitat de l’actuació es fonamenta en què respon a una estratègia compartida per tota l’organització, que s’ha elaborat propiciant la participació i el treball conjunt entre les diverses àrees municipals. Així doncs, les guies han estat el resultat del treball conjunt impulsat per la Direcció de Governança de Dades i Coneixement Institucional i el Servei d'Imatge Corporativa i Relacions Externes, i han comptat amb la col·laboració i la participació de totes les àrees municipals.

Dins de la organització hi ha diferents perfils de treballadors i també diferents nivells de coneixement d’eines ofimàtiques i tecnològiques. Això, tot i que no va ser una dificultat per a fer les formacions, sí que va suposar un reajustament en el ritme d’aquestes. En aquest sentit, per algunes persones les sessions avançaven massa ràpid. Per això, al darrer mòdul es va demanar tenir un mínim de coneixements a nivell usuari per participar de les formacions.

Per altra banda, algunes sessions es van fer online però es va detectar que no té el mateix resultat que fent-les online.

Seguint el fil dels punts febles, es planteja ajustar els perfils a la formació que s’ofereix o plantejar un mòdul bàsic obligatori de formació. S’ha vist que no es pot uniformitzar. La qüestió a tenir en compte, però, és com s’avança en una direcció que pugui satisfer els diferents ritmes.

La majoria d’accions previstes en la Caixa d’eines són fàcilment exportables a altres organitzacions, ja sigui replicant-les directament o amb lleugeres adaptacions al context en què s’aplicarien. La transferibilitat es podria donar, no tan sols en administracions públiques, sinó també en entitats del tercer sector i altres de caràcter privat que vulguin contribuir al desenvolupament d’equips i de les persones de les seves organitzacions en l’àmbit del tractament, l’anàlisi, la visualització i la comunicació de dades.